Правила восстановления первичной документации

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В силу пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить «первичку», регистры бухучета и бухотчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью подлинников нужно следить особенно внимательно. А если бумаги утрачены, придется предпринять определенные действия для их восстановления. Однако если такие действия не увенчаются успехом, документально зафиксированные попытки вернуть бумаги могут спасти компанию от штрафов и доначислений (Постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013).

Давайте рассмотрим, какие меры можно принять для возврата документов.

Отмечу, что такие действия лучше предпринять до сдачи очередной отчетности, чтобы позже, в случае восстановления, не пришлось корректировать декларации и сдавать уточнения.

Первым шагом на пути восстановления бумаги станет внутреннее расследование, в том числе изучение электронной переписки c деловыми партнерами. После этого необходимо направить запросы на предоставление дубликатов (повторный экземпляр подлинника) и заверенных копий документов. Если связь с контрагентом прервана, то необходимо предпринять меры по его розыску.

Первичные документы

Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.

Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.

Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.

Как электронные чеки появляются в сервисе?

ФНС утверждает, что все чеки будут попадать в сервис только по желанию самого покупателя. Это происходит двумя способами:

Покупатель по своему желанию предоставляет продавцу либо адрес электронной почты, либо номер телефона.
Покупатель сканирует QR-код бумажного чека с помощью приложения «Проверка чеков». Это приложение привязано к номеру его телефона, поэтому чек попадает в информационную систему ФНС.

Предложение для бизнеса: подключите пакет из 500 sms с чеками для отправки клиентам

Покупатель вправе отказаться от электронного чека и получить бумажный аналог, который попадет в сервис без указания номера телефона или адреса электронной почты.

Кассовые чеки

Порядок восстановления зависит от способа оплаты. Если оплата осуществлялась по карте через терминал и вы обнаружили утрату документа в тот же день, то можно распечатать копию чека через этот же терминал.

Обратите внимание: на следующий день такая опция будет уже недоступна, так как открывается новый операционный день и платежи за предшествующий день суммируются и отправляются в отчет для передачи в налоговый орган.

Если прошло больше суток, то для восстановления чека придется написать заявление о выдаче копии и обратиться в торговую точку, где приобретался товар. Копия должна быть заверена по общепринятым правилам – на ней ставится печать, указываются Ф. И. О. полномочного лица, дата и подпись.

В случае если получить копию чека в магазине по техническим причинам нет возможности, можно обратиться с запросом в банк продавца за выдачей дубликата. В обращении необходимо указать сумму, дату оплаты и имя владельца карты, желательно – время, когда была сделана покупка.

Вся процедура занимает до семи рабочих дней.

Далее рассмотрим случай восстановления чека, если оплата была наличными. Тогда необходимо обратиться в магазин с заявлением о выдаче дубликата чека, в свою очередь продавец должен «поднять» сшив документов за определенную дату и снять копию нужного чека, которую также нужно заверить.

И наконец, третий случай – повторное получение электронной квитанции. Выдача дубликата возможна, если у продавца есть специальное приложение. Как правило, распечатать дубликат чека можно в течение 30 дней с даты покупки. Зачастую такая услуга предоставляется возмездно. Это наиболее удобный и быстрый вариант, так как он позволяет выдать дубликат чека, который не надо заверять в течение 10 минут. Вы можете попросить выслать чек на электронную почту.

Что представляет собой сервис для хранения чеков?

Сервис называется «Мои чеки онлайн». Войти в него можно по номеру телефона: вводите номер — и вам приходит sms с кодом.

После этого система запрашивает адрес электронной почты, чтобы выслать на него ссылку для подтверждения учетной записи в «Мои чеки онлайн».

Выполнив пару несложных действий, вы получаете доступ к списку чеков с указанием компании-продавца, стоимости, даты и времени совершения покупки по карте.

Каждый чек можно открыть — это фактически полный аналог бумажного варианта. Также предусмотрена возможность для скачивания.

Счет-фактура

При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2021 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.

Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2021 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года!

Зачем ФНС хранить ваши чеки?

Ведомство решило воспользоваться опытом других стран, которые отказываются от бумажных чеков. В рамках этой инициативы преследуется несколько целей.

Экономическая причина

Бумажный чек дороже электронного. Посчитали, что его стоимость варьируется от 10 до 20 копеек.

Экологическая причина

Для выпуска бумажных аналогов требуется термобумага и специальные химические вещества. В Европе уже принята программа, обязывающая отказываться от использования термобумаги.

Клиентоориентированность

Благодаря электронным чекам пользователь получает доступ к полной информации о своих покупках в одном месте. Он может использовать их при возврате товаров или гарантийном обслуживании. Также чеки необходимы для участия в различных программах лояльности, для получения кэшбэков или бонусов.

Как направить клиенту электронный чек

Бумажный аналог пользователи быстро теряют, что лишает их возможности воспользоваться привилегиями.

Оформление налогового вычета

ФНС уже не раз заявляла о том, что планирует значительно упростить процедуру оформления вычетов. Сервис «Мои чеки онлайн» приближает ведомство к этой цели. Он позволит налоговым органам автоматически рассчитывать сумму для возврата при покупке лекарств: налогоплательщику будет достаточно только выбрать счет для зачисления денег без заполнения декларации.

Хранение

Бумажные чеки быстро портятся, выцветают. Это создает сложности для пользователя — он не может их долго хранить для потенциального возврата товара.

Что делать при утрате

Информация не теряется, поэтом при утрате бумажного подтверждения сделки доказать факт ее совершения не составит труда. Любой продавец пойдет навстречу, так как не пожелает стать объектом внеплановой проверки Роспотребнадора. Вопрос, как восстановить чек на покупку, имеет простое решение, но со своими нюансами. Продавца надо просить изготовить дубликат чека. Артикулы всех проданных вещей, имеющих номера из 4 или 6 чисел, фиксируются в электронной базе, в счетах-фактурах и накладных. Цены на них также отражаются на электронных и бумажных носителях. Для оформления нового документа клиенту магазина потребуется вспомнить:

точную или хоть примерную дату покупки;
наименования всех купленных вещей.

На заметку: Клиенты интернет-магазинов имеют возможности найти требуемую информацию в своем личном кабинете на сайте, в разделе, где фиксируется история всех приобретений.

Найдя эти сведения, необходимо обратится к продавцу с устным или письменным заявлением, в котором будет зафиксирована просьба предоставить дубликат чека. Продавцу останется только войти в программу, в которой учитываются все продажи. У большинства предприятий розничной сети стоит 1С, в версии «Торговля и склад», где можно будет увидеть совершенную ранее реализацию.

Для любой другой программы алгоритм поиска покупки будет аналогичным. После того, как в обязательном порядке внесенный в программу документ будет найден, его можно распечатать и передать покупателю.

А что насчет возврата?

«Проблем никаких быть не должно. Потребитель вправе предъявить электронный чек наравне с бумажным при возврате или обмене товара. Электронный чек даже удобнее, поскольку его труднее потерять, он не перестанет быть читаемым, его всегда можно загрузить и показать продавцу.

Реквизиты в чеках практически одинаковы. Более того, действие закона „О защите прав потребителей“ никто не отменял, и к нему всегда можно обратиться в случае возникновения спорных ситуаций», — говорит Владимир Постанюк.

Вопрос-ответ

Можно ли вернуть один товар, если в чеке было пробито несколько? Если продавец вдруг отказывается возвращать товар по электронному чеку, обращайтесь с жалобой в Роспотребнадзор.

Ложноотрицательный результат

Если запрашиваемый чек не найден в базе ФНС или ОФД, это еще не значит, что документ фальшивый. Система не исключает возможности в редких случаях выдачи отрицательного результата, который может иметь место в результате одной из причин:

отсутствия интернет-связи (данные накапливаются на накопителе, но не передаются);
неисправности ККТ;
поломки принтера онлайн-кассы;
неправильно были набраны реквизиты (один или несколько);
запрос послан не на тот сайт ОФД (у другого оператора нет данных о чеке, выданном не его «подопечной» кассой).

Если касса вышла из строя, то данные чеков не будут отправляться до момента починки. Если нарушения серьезные, и исправление ККТ невозможно, закон предусматривает обращение к производителю, который снимет информационную память и доставит ее в ФНС. В этом случае накопившиеся чеки появятся в соответствующих базах только через несколько месяцев.

Что делать при утрате

точную или хоть примерную дату покупки;
наименования всех купленных вещей.

На заметку: Клиенты интернет-магазинов имеют возможности найти требуемую информацию в своем личном кабинете на сайте, в разделе, где фиксируется история всех приобретений.

Закон о защите прав потребителей про чек

В ЗоЗПП существуют конкретные нормы, которые регулируют возврат (обмен) товара при отсутствии чека:

В отношении некачественного товара (Ст. 18 ЗоЗПП) — отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований.
В отношении качественного товара, если требуется замена или возврат в течении 14 дней (не подошел по форме, габаритам, фасону, расцветке, размеру или комплектации) — отсутствие у потребителя товарного чека или кассового чека либо иного подтверждающего оплату товара документа не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания (Ст. 25 ЗоЗПП).

Как видим, в законе сказано все достаточно просто и однозначно. Но все равно может возникнуть ряд вопросов.

Термический метод восстановления

От вас потребуются аккуратность и внимательность. Чек должен быть нагрет до определенной температуры. Для этого можно использовать конфорку газовой плиты, настольный светильник с лампой накаливания, мощный фен и т.д.

Вся поверхность чека прогревается до тех пор, пока верхний термочувствительный слой бумаги не почернеет. При этом выцветшие буквы останутся белыми и станут легко читаемыми.

Нагревать бумагу следует осторожно. При использовании конфорки плиты чек необходимо держать над ней на расстоянии, медленно опускать и контролировать момент, когда начнется реакция.

Нагрев следует осуществлять с первого раза, поскольку при повторной процедуре проявившийся ранее текст может почернеть. Перегрев также недопустим. Те участки, где чек не выцвел, нагревать не следует. Предварительно лучше опробовать метод на другом, ненужном чеке.