Как написать поставщику письмо на возврат денежных средств

Ситуации, когда необходимо вернуть ошибочно или излишне перечисленные на счет контрагента деньги нередки в финансовой практике. Ситуация эта не из приятных, но и не безнадежна – разрешить ее можно, отправив письмо о возврате денежных средств в обслуживающий банк.

В этом обзоре вы найдете информацию о том, как правильно оформить письмо на возврат денежных средств (образец мы приведем на каждую из возможных ситуаций), рекомендации по особенностям формирования письма применительно к каждому случаю, а также разъяснения о том, каким образом пишется претензионное письмо о возврате денежных средств (образец со сносками на законодательную базу), которое используется в тех случаях, когда контрагент, на расчетный счет которого поступили средства не торопится их возвращать.

Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств

Необходимость обратиться к банку или контрагенту с ходатайством о возврате перечисленных вами денежных средств может возникнуть в ряде случаев. К примеру, в связи с:

• излишне перечисленной суммой;
• ошибочной отправкой платежа контрагенту, его получившему;
• некорректным указанием платежных реквизитов (неточностью в написании расчетного счета, или реквизитов банка, обслуживающего контрагента плательщика).

В каждом из этих случаев, чтобы вернуть перечисленные средства, плательщик должен направить в адрес получателя письмо, с указанием сути обращения и подтверждение причины требования.

Читайте также: Порядок возврата излишне уплаченных налогов

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета со стороны всех участников сделки:

При возвращении ошибочных платежей совершаются обратные бухгалтерские записи.

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами о налогообложении излишних поступлений. Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т. е. на момент поступления денег возникает доход.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств данные средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Сказанное выше не относится к авансам, возвращаемым вследствие расторжения или изменения условий договора. На момент поступления предоплаты у налогоплательщика возникает обязанность в увеличении дохода. При взыскании полученных от покупателей авансов на возвращаемую сумму уменьшаются доходы того периода, в котором возвращены денежные средства (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Письмо на возврат денежных средств: образец и форма документа в конкретных ситуациях

В номенклатурной сетке внутренних документов письмо возврата денежных средств – это ходатайство, сутью которого является просьба плательщика вернуть в адрес отправителя деньги, излишне или ошибочно перечисленные.

Стандартной формы такого письма, утвержденной законодательно, не существует. Однако в деловой финансовой переписке используются образцы, содержание и форма которых сложились с учетом многолетней практики. Кроме того, могут использоваться формы, рекомендованные конкретными банками, клиентом которых является плательщик.

Как написать письмо о возврате денежных средств? Принцип формирования содержащихся в письме сведений и их последовательность идентичен требованиям к формированию деловых документов:

• письмо банку о возврате денежных средств составляется на фирменном бланке плательщика, если такового нет – в верхней границе листа указываются стандартные регистрационные данные и банковские реквизиты заявителя;
• шапка:
• ФИО и должность руководителя компании-контрагента,
• наименование возглавляемой им организации;
• заголовок документа
• суть ходатайства, изложенная в следующей последовательности:
• информация о произведенном платеже – когда, на основании чего (к примеру – договор, требование, п/п или иные документы) и в какой сумме были перечислены средства,
• причины, являющиеся основанием для возврата,
• сумма, подлежащая возврату,
• сроки, в течение которых необходимо осуществить возврат денежных средств;
• сведения в подписанте и дате формирования документа.

Обращаем внимание! Если в адрес контрагента направляется письмо-претензия о возврате денежных средств (как правило, претензия отправляется в случае, если на первичное обращение получатель не отреагировал), в него включается дополнительный пункт – информация о рассмотрении претензии через судебную инстанцию, выдвижение требований на начисление штрафных санкций за незаконное использование финансов, ответственность согласно действующему законодательству.

Письмо о возврате перечисленных денежных средств: образец по вариантам и нюансы формирования

Принцип написания информационной части заявления о возврате средств имеет общую концепцию, однако ее содержание различается с учетом причины подачи ходатайства. Рассмотрим три варианта и нюансы написания писем.

Первое письмо: возврат ошибочно перечисленных денежных средств

Данный вариант ходатайства актуален для случаев, когда плательщик отправил средства на расчетный счет контрагента, которому они не предназначались. К примеру, на возврат ошибочно перечисленных денежных средств письмо, образец которого мы рассматриваем в этой части, должно быть подано, если:

• отправителем платежа была допущена ошибка при автоматическом выборе получателя в электронной форме платежного поручения;
• платеж был отправлен контрагенту, с которым сотрудничество завершено;
• банк произвел зачисление денег по ошибочным реквизитам.
• и в иных, аналогичных случаях.

В первом и втором приведенных случаях, претензия на возврат составляется на имя получателя платежа. В третьем случае – претензия адресуется банку, который в приведенной ситуации фактически нарушил правила совершения банком платежных операций и несет ответственность в соответствии со ст. 866 ГК РФ.

Похожие документы

• Претензия о замене товара ненадлежащего качества на аналогичный товар надлежащего качества
• Претензия по нарушению обязательств по договору авиаперевозки пассажира
• Претензия по некачественному выполнению работ по ремонту автомобиля
• Претензия по продаже некачественного товара
• Претензия по расторжению договора купли-продажи на АЗС на некачественный бензин, дизтопливо, сжиженный газ
• Претензия по условиям Кредитного договора, ущемляющим права потребителя
• Претензия с требованием об уменьшении покупной цены и выплате неустойки
• Претензия с требованием расторжения договора купли-продажи автомобиля
• Претензия с требованием устранить неисправность товара, расторгнуть договор купли-продажи, произвести замену
• Претензия СТО автомобилей об устранении недостатков в выполненной работе
• Ходатайство об истребовании доказательств по трудовому спору
• Ходатайство об истребовании доказательств
• Ходатайство об отсрочке уплаты госпошлины
• Исковое заявление о разделе общего имущества
• Претензия о нарушении срока окончания строительства
• Претензия об отказе от исполнения договора купли-продажи предприятия
• Исковое заявление о расторжении брака и разделе имущества
• Исковое заявления о взыскании алиментов
• Исковое заявление об освобождении имущества от ареста
• Образец заявления о снятии ареста с имущества ответчика

torgovyy_dom.jpg

Второе письмо: возврат излишне перечисленных денежных средств

Данная версия письма актуальна в случаях, когда отправитель платежа неверно указал, а в частности – неправомерно завысил, сумму перечисляемых средств, допустив ошибку в расчетах или механическую ошибку.

Приводим пример, как должно быть написано письмо на возврат излишне перечисленных денежных средств, образец которого содержит указание на тип ошибки, и дополнительные документы – акт сверки, подтверждающий переплату.

avtoperevozki.png

Третье письмо: на возврат денежных средств от поставщика

Письмо о возврате денежных средств за товар – это уже не столько заявление о возврате денег, сколько полноценная финансово-правовая претензия, которая и оформлена должна быть соответствующим образом.

Содержание этого письма, которое в свою очередь может впоследствии стать документальным доводом при рассмотрении иска в хозяйственном арбитраже, должно в обязательном порядке иметь:

• сноску на положения Договора о поставке товара,
• указание на непоступление или ненадлежащее качество товара;
• невыполнение обязательств поставщиком в части соблюдения сроков поставок.

Данный вид претензии на возврат средств подразумевает обязательное наличие и предоставление банку подтверждающих документов – договора поставок и акта сверки.

Порядок возврата внесённой предоплаты

В соответствии с правовыми нормами законодательства, покупатель вправе отказаться от товара при осуществлении следующих последовательных действий:

• составление претензии в двух экземплярах и обязательная регистрация документа. Заполнение ведётся в произвольной форме с обязательным указанием всех необходимых реквизитов;
• указание требований возврата денег или же выплаты компенсации при явных нарушениях договора;
• доставка документа лично или же отправка заказным письмом по почте с обязательным уведомлением торгового учреждения;
• ожидание ответа в установленные сроки до 10 дней. Если же по истечении времени магазин игнорирует поданную заявку, то возможно дальнейшее обращение в суд или другие органы самоуправления;
• рассмотрение дела в суде и дальнейшее вынесение решения, которое заставит торговое учреждение выплатить назначенную сумму вместе со всеми издержками и возмещением морального и материального ущерба.

Важно! Подписание договора является процедурой, которая имеет законные подтверждения при рассмотрении дела в суде. Если данный документ отсутствует, то вероятность удовлетворения иска резко снижается.

Для того чтобы правильно составить претензию, следует обратиться к квалифицированным консультантам по данным вопросам, так как рассмотрение дела в суде требует наличия неопровержимых доказательств правоты покупателя и действительном нарушении его прав.

Предоплата при онлайн-покупке

Покупка товара или услуги через интернет с оформлением предоплаты подразумевает обязательный возврат внесённой суммы согласно правилам торговли на расстоянии.
При этом оформление процедуры имеет некоторые нюансы:

• обратная отправка товара надлежащего качества по желанию покупателя требует оплаты почтовой доставки, так как торговое учреждение в этом случае не обязано платить за эту услугу;
• время получения денежных средств может увеличиться за счёт обратной пересылки товара;
• деньги возвращаются туда, откуда была произведена оплата (банковская карта, наложенный платёж по почте).

Если по истечении установленного срока товар не пришёл покупателю, то можно потребовать возврат потраченной суммы и оплату неустойки за нарушение условий договора при заключении сделки о купле и продаже.

Перед подписанием документа необходимо внимательно прочитать все пункты и при возникновении спорной ситуации, знать свои права, как покупателя.

Это нужно знать – права потребителя в течение срока эксплуатации газовой плиты.

Ознакомьтесь с тем, можно ли вернуть посылку Почты России обратно.

О дополнениях к ходатайству о возврате денег

Хотя основным документов при обращении по вопросу возврата средств является Письмо, оно не всегда признается самодостаточным документом.

В ряде случаев (при возврате денежных средств за товар, излишне перечисленных денег) банк может и имеет право затребовать дополнительно такие документы, как:

• контракт или договор поставок;
• акт сверки;
• копию счета-фактуры;
• банковскую выписку о списании со счета плательщика денежных средств;
• и проч. расчетно-платежные документы.

Итоги

Если продавец еще не перешел на онлайн–кассу и покупатель приобрел товар за наличные, а потом передумал и решил вернуть его, то продавцу нужно заполнить акт КМ-3. В случае применения онлайн-кассы при возврате денег бланк по форме КМ-3 может не оформляться, но оформление чека с признаком «возврат прихода» и РКО обязательно.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.