Положен ли дополнительный ежегодный отдых работнику: как это определить?
Нормами непосредственно ТК РФ дополнительный оплачиваемый отпуск гарантирован для:
- специалистов на вредном или опасном производстве;
- сотрудников организаций с особым характером труда;
- специалистов с ненормированным графиком;
- трудящихся на Крайнем Севере и в регионах, приравненных к нему;
- спортсменов (ст. 116 ТК РФ, ст. 348.10 ТК РФ).
Дополнительный отдых может предоставлен и на санаторно-курортное лечение в случае наступления страхового случая (например, несчастного случая на производстве). Как предоставить дополнительный отпуск в этом случае, пояснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и переходите к Готовому решению бесплатно.
Прочие правовые основания для назначения человеку дополнительного оплачиваемого отпуска могут быть зафиксированы:
1. В положениях других федеральных источников права.
Например, закрепленных в п. 5.1 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ, по которому военные в статусе ветеранов боевых действий могут брать оплачиваемый отдых, что добавляется к основному, длительностью 15 дней.
2. В локальных нормативах работодателя.
Здесь дополнительный отдых может устанавливаться для любых категорий специалистов.
Ежегодный дополнительный отпуск нужно обособлять от удлиненного отдыха (более длительного в сравнении с обычным в 28 дней по ст. 115 ТК РФ), который назначается, к примеру:
- учителям (в порядке, определенном ст. 334 ТК РФ);
- сотрудникам силовых структур, гражданским служащим (в соответствии с отдельными федеральными источниками права).
Сотрудник, получающий удлиненный отпуск, полноценно может пользоваться и дополнительным периодом отдыха, если на то есть основания.
Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска зависит от конкретной его разновидности. Изучим для примера, какую длительность могут иметь отпуска для категорий трудящихся, указанных в общеотраслевых нормах ст. 116 ТК РФ.
Как оформить
Он может предоставляться как совместно с основным периодом отдыха, так и отдельно от него.
Чтобы получить заветные дни, необходимо письменно обратиться к работодателю. Форма обращения может быть свободной, но может быть установлена учетной политикой организации. В первом случае можно воспользоваться подходящим образцом из тех, что мы предлагаем ниже. Во втором — установленной формой, ее предоставляет отдел кадров.
После этого потребуется издать приказ, в котором указывается период работы, за который сотруднику предоставляются добавочные отпускные дни. Ознакомление сотрудника с таким приказом обязательно.
Кроме того, требуется внести данные из приказа в карточку Т-2.
Расчет дополнительных дней к отпуску на вредном или опасном производстве: нюансы
Длительность рассматриваемой разновидности отдыха составляет не менее 7 дней (ст. 117 ТК РФ). Более продолжительный отдых для специалистов на вредном или опасном производстве может быть установлен контрактом с работодателем с учетом:
- норм коллективного соглашения;
- норм отраслевого или межотраслевого соглашения;
- результатов спецоценки условий работы.
Ознакомиться с особенностями проведения спецоценки условий работы на предприятии вы можете в этой статье.
Дополнительный период отдыха для рассматриваемой категории трудящихся предоставляется исходя из того факта, что в течение 12 месяцев (за которые дается соответствующий отпуск) человек работал именно на вредном либо опасном производстве. Если какую-то часть времени он отработал в обычных условиях, то это время не берется в расчет при исчислении длительности дополнительного периода отдыха (ст. 121 ТК РФ).
ВНИМАНИЕ! Если по результатам спецоценки условия труда признаны безопасными, дополнительный отдых не предоставляется (ч.4 ст. 219 ТК РФ).
Важный нюанс: при наличии нескольких законных оснований назначения дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные условия труда соответствующий отдых дается только по 1 основанию (п. 18 Инструкции, утвержденной приложением к постановлению Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы определили продолжительность дополнительного отпуска сотруднику, занятому на вредных производствах. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Компенсация
Оплата бонусных выходных производится в том же порядке, что и обычного очередного отпуска, то есть исходя из среднего уровня зарплаты трудящегося. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, компенсируется деньгами на основании заявления, но не всегда. В обязательном порядке, по (ст. 126 ТК РФ), беременным женщинам предоставляется дополнительный отпуск и следующим категориям граждан:
- несовершеннолетним;
- лицам, подвергшимся радиационному заражению во время ликвидации Чернобыльской катастрофы;
- работникам, трудящимся во вредных, опасных условиях труда.
Но если срок дополнительного отпуска за вредные условия труда сотрудника превышает минимально установленный (7 календарных дней), то часть, превышающую эти 7 календарных дней, заменяют специальной денежной компенсацией. Это делается на основании отраслевых. межотраслевых соглашений, коллективного договора и письменного согласия трудящегося. Если при увольнении у сотрудника есть неотгулянные выходные дни, возмещение выплачивается при окончательном расчете.
Какова длительность отдыха за особый характер работы?
Данный вид отпуска предусмотрен ст. 118 ТК РФ и устанавливается, в частности:
- для сотрудников, направленных в Чеченскую Республику — длительностью 2 дня за каждый полный месяц труда (п. 5 постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440);
- для медицинских специалистов общей практики — длительностью 3 дня за непрерывную работу на занимаемых должностях больше 3 лет (п. 1 постановления Правительства РФ от 30.12.1998 № 588).
Нормативными актами Правительства могут устанавливаться и иные правовые основания для направления трудящихся на отдых за особые условия ведения работы.
В положениях ряда нормативных актов можно обнаружить основания для назначения дополнительного оплачиваемого отпуска за ведение трудовой деятельности в особых условиях в сочетании с иными отпускными привилегиями.
Например, согласно положениям подп. 1 п. 1 и п. 4 ст. 58 закона «О службе в органах внутренних дел» от 30.11.2011 № 342-ФЗ, сотрудники силовых структур имеют право на дополнительный период отдыха длительностью до 10 дней за службу в особых условиях. Это не считая того, что силовики имеют также удлиненный обычный отпуск — 30 дней в регионе с обычным климатом, 45 дней — на Крайнем Севере (п. 1 ст. 57 закона 342-ФЗ).
Отпуск за свой счёт
Что за отпуск. Когда работник не может ходить на работу по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Например, ухаживает за умирающим родственником. Список обстоятельств неограничен. Основание — ст. 128 ТК РФ.
Зарплату за это время не начисляют, отпускные перед уходом не дают.
Заставить работника уйти в отпуск без содержания нельзя.
Продолжительность. Работодатель обязан отпустить в отпуск без содержания:
— участников ВОВ — на 35 календарных дней в году;
— пенсионеров по возрасту — на 14 календарных дней в году;
— родителей и супругов погибших военных, полицейских, пожарников, работников службы исполнения наказаний — на 14 календарных дней в году;
— инвалидов — на 60 календарных дней в году;
— при рождении ребёнка, свадьбе или смерти близких — на 5 календарных дней, можно несколько раз в год.
Во всех остальных случаях по сроку отпуска за свой счёт договариваются. Нижнего и верхнего предела нет, можно оформить и на три дня, и на год.
Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку. Плюс — документы, которые подтверждают, что работник не может работать. Например, свидетельство о смерти родственника. Если срок прошёл, а работник всё ещё не может выйти, он снова пишет заявление, а работодатель снова издаёт приказ.
Какова длительность отдыха для сотрудников с ненормированным рабочим днем?
Рассматриваемый вид дополнительного оплачиваемого отпуска назначается специалистам с ненормированным рабочим графиком, и длительность такого отдыха не должна быть менее 3 дней (ст. 119 ТК РФ, п. 3 Правил предоставления дополнительного отпуска, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884).
Список должностей, на которых работа ведется по ненормированному графику, устанавливается фирмой-работодателем в локальном нормативе (ст. 101 ТК РФ). В контрактах сотрудников, занимающих такие должности, также указываются сведения о соответствующем графике (ст. 57 ТК РФ).
При этом не имеет значения, в какие часы фактически работали сотрудники по «ненормированным» должностям: даже если часы их работы полностью совпали с установленными для работников со стандартным 8-часовым графиком, тем не менее их график считается ненормированным и дает право на рассматриваемый вид отдыха (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).
Отпуска отдельным категориям работников
В зависимости от условий труда и выбранной профессии некоторые официально трудоустроенные граждане могут претендовать на большее количество дней отдыха. Работодатель обязан учитывать дополнительные дни отдыха при составлении графика отпусков, дополнительных заявлений со стороны работника не нужно.
Медицинским работникам
Некоторые сотрудники медицинских учреждений имеют возможность отдохнуть больше 28 календарных дней. Например, медработники, обеспечивающие уход за больными, заболевания которых неизлечимы. Или врачи, занимающиеся больными ВИЧ и/или СПИДом, так как у них есть риск заболеть самим. В этом случае государство дает две недели дополнительного отдыха.
Работникам представительств РФ за границей
Существуют категории работников, которые осуществляют свою деятельность за пределами границ России. При этом официальным работодателем являются предприятия нашей страны. В зависимости от климатических условий там, где человеку приходится жить и работать, он имеем возможность отдыхать дольше, невзирая на ограничения минимальной продолжительности очередного отдыха.
Какова длительность дополнительного отдыха на Крайнем Севере?
В общем случае трудящимся на Крайнем Севере назначается 24 дня дополнительного оплачиваемого отпуска, а трудящимся в тех частях страны, что приравнены к нему, — 16 дней (ст. 321 ТК РФ). Если регион ведения человеком работы — не северный, но для него законом определен районный коэффициент и надбавка, то продолжительность дополнительного отпуска составит 8 дней (ст. 14 закона РФ «О государственных гарантиях для лиц на Крайнем Севере» от 19.02.1993 № 4520-1).
При этом если законом для тех или иных категорий работников на Крайнем Севере закреплены прочие привилегии в части определения длительности отдыха, то они могут дополнять те, что отражены в ст. 321 ТК РФ.
Так, выше мы отметили, что сотрудники силовых структур на Крайнем Севере в соответствии с п. 1 ст. 57 закона 342-ФЗ получают основной (удлиненный) отдых длительностью 45 дней. Трудящийся, имеющий право на данную привилегию в силу своего статуса, также сможет воспользоваться и отдельным дополнительным периодом отдыха в 24 дня на основании ст. 321 ТК РФ.
Учебный отпуск
Что за отпуск. Для учеников, студентов и аспирантов учебных заведений с государственной аккредитацией. Если работник учится в частном заведении без аккредитации или просто на курсах, учебный отпуск ему не полагается. Основание — ст. 173, 173.1, 174-177 ТК РФ.
На учебу отпускают только, когда образование данного уровня работник получает первый раз. При получении второго высшего отпуск можно не давать.
Продолжительность. Зависит от уровня образования и формы обучения.
Студентам вузов на заочной и очно-заочной форме дают отпуск с сохранением зарплаты:
— на сессии на 1 и 2 курсах — 40 календарных дней, на последующих курсах — 50 календарных дней;
— на госэкзамены и защиту дипломной — до четырех месяцев.
Абитуриентам вузов дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на вступительные экзамены — 15 календарных дней;
— на подготовительные курсы — 15 календарных дней.
Студентам вузов на очной форме дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на сессии — 15 календарных дней за весь год;
— на госэкзамены и защиту дипломной — до четырех месяцев.
Аспирантам и ординаторам на заочке дают дополнительный отпуск с сохранением зарплаты 30 календарных дней в год.
Студентам колледжей и училищ на заочной и очно-заочной форме дают отпуск с сохранением зарплаты:
— на сессии на 1 и 2 курсах — 30 календарных дней, на последующих курсах — 40 календарных дней;
— на госники и защиту дипломной — до двух месяцев.
Абитуриентам колледжей и училищ дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на вступительные экзамены — 10 календарных дней;
Студентам колледжей и училищ на очной форме дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на сессии — 10 календарных дней за весь год;
— на госники и защиту дипломной — до двух месяцев.
Школьникам дают отпуск с сохранением зарплаты:
— на экзамены после 9 класса — 9 календарных дней;
— на экзамены после 11 класса — 22 календарных дня.
Документы для оформления. Справка-вызов из учебного заведения — в ней будет срок сессии и экзаменов, заявление работника, приказ, запись в личную карточку.
Когда предоставляются основной и дополнительный отпуска по ТК РФ?
Основной и дополнительный оплачиваемые отпуска могут:
1. Предоставляться отдельно.
2. Предоставляться одновременно (за счет соединения всех дней обоих видов отпусков).
2. Суммироваться и предоставляться частями (ст. 125 ТК РФ):
- в соответствии с договоренностью между сторонами трудового договора;
- при условии, что длительность хотя бы 1 периода непрерывного отдыха сотрудника не будет меньше чем 14 дней.
Оба отпуска в общем случае предоставляются по истечении 6 месяцев работы сотрудника в компании (ст. 122 ТК РФ). В отношении обеих разновидностей отдыха применяется правило, по которому выходные дни входят в отпуск, а нерабочие праздничные — исключаются при расчете его длительности (ст. 120 ТК РФ).
Таким образом, с точки зрения положений ТК РФ у основного и дополнительного периодов отдыха много общего. Но с точки зрения налогового законодательства разница между ними может быть в ряде правоотношений весьма существенной. Изучим данный нюанс подробнее.
Расчет отпускных выплат
Дополнительные отпускные дни, предоставленные сотруднику за выслугу лет, в обязательном порядке должны быть оплачены работодателем. Схема расчета отпускных денежных средств стандартная: средний дневной заработок сотрудника умножается на общее количество отпускных дней. При этом в расчете могут учитываться дополнительные выплаты, например:
- Надбавки за непрерывный стаж работы.
- Премии или поощрения, если служащим были выполнены все условия для ее получения, согласно локальным нормативным документам.
- Материальная помощь.
- Надбавки за особые трудовые условия, например, в районе Крайнего Севера и за работу с документами с отметкой государственной тайны.
При этом статья 46 закона России №79 говорит о том, что гражданским служащим оплата отпускных денежных средств должна быть осуществлена не меньше, чем за 10 дней до даты начала отпуска.
Оплата дополнительного отдыха с точки зрения налогового законодательства: нюансы
В процессе ведения налогового учета работодателю, предоставляющему дополнительные периоды отдыха сотрудникам, следует иметь в виду, что:
1. Отпускные, выплаченные за дополнительный отдых при вредной и опасной работе, могут быть включены в расходы фирмы (п. 24 ст. 270 НК РФ), если:
- период отдыха не превышает того, что обязателен по закону, — в полном объеме;
- предоставление дополнительного отдыха регламентировано трудовым договором, локальным нормативом или иным источником норм, отличным от коллективного договора, — также в полном объеме.
А если добровольный дополнительный оплачиваемый отпуск назначается именно по коллективному договору, то включение отпускных в этом случае в расходы не допускается (письмо Минфина России от 31.05.2016 № 03-03-06/3/31323, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2009 № 09АП-8089/2009-АК).
Фирмам следует ожидать вместе с тем, что инспекторы ФНС в первоочередном порядке будут ориентироваться на ст. 270 НК РФ. Дело в том, что в состав налоговой отчетности в общем случае не входят внутренние кадровые регламенты, и инспекторы по умолчанию могут рассматривать именно коллективные договоры в качестве источника норм, устанавливающих в фирме дополнительные отпуска.
2. В некоторых случаях отпускные за дополнительный оплачиваемый отпуск могут освобождаться от обложения НДФЛ и социальными взносами, например выплачиваемые участникам ликвидации аварии на ЧАЭС. Как считает Минфин, они не связаны с выполнением трудовых функций и их следует приравнивать к компенсационным выплатам, которые по п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются налогом (письмо Минфина РФ от 01.06.2007 № 03-04-06-02/8). В остальных ситуациях допотпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.
Понятие
Данный вид отпуска представляет собой определенный период времени непрерывного отдыха работника от трудовых обязательств, который предоставляется руководством компании на основании действующего законодательства или трудового договора в качестве компенсации или поощрения за условия труда. При этом за трудящимся сохраняется его рабочее место и средняя зарплата.
Оплачивается такой отдых из средств нанимателя, а продолжительность не пересекается с периодом основного отдыха.
В некоторых ситуациях рабочий может получить по своему желанию вместо отдыха денежную компенсацию, однако, данная норма имеет некоторые ограничения. В частности, запрещено заменять дополнительный отпуск на компенсацию беременным, несовершеннолетним работникам, сотрудникам вредного производства. Кроме того, работнику запрещается получать компенсацию в случае, если он не отдохнул 2 недели без перерыва.
Отдохнув положенные 14 дней, оставшийся срок отпуска работник может согласовать с работодателем и взять частями в удобное для него время либо получить компенсацию.
Итоги
Дополнительный оплачиваемый отпуск может назначаться сотруднику по разным основаниям: прописанным в ТК РФ, закрепленным в других федеральных нормативных актах, отраженным в локальных нормативах. Его длительность зависит от конкретного основания. Оно же определяет и специфику налогового учета при оплате трудящемуся дополнительного периода отдыха.
Узнать больше о специфике дополнительных отпусков вы можете в статьях:
- «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
- «Положен ли дополнительный отпуск работающим пенсионерам?».
Рассчитайте отпускные правильно. Поможет вам в этом наш онлайн-калькулятор.
Источники: Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
