Форма акта отсутствия работника на рабочем месте
Если работающее лицо не присутствовало на работе, такой факт требуется документально оформить. Оформляя соответствующий акт, для обозначения факта пропуска подчиненным работы, требуется выслушать причину его прогула, так как он может пропустить работу по уважительным обстоятельствам.
При отчислении подчиненного за прогул, оформленный акт о пропуске работы — будет доказательством невыхода его на работу, в случае судебного разбирательства. Поэтому, форма такого акта играет немаловажное значение.
Утвержденной унифицированной формы такого акта законодательством не определено. Следовательно, работодатель вправе самостоятельно разрабатывать форму акта или в конце данной статьи. Обязанность по оформлению акта, обычно, возлагается, либо на начальника подразделения нарушителя, либо на кадровика.
Пишется акт на обычном листе А4 в письменной форме.
В бланке надо отметить:
- Наименование фирмы, с указанием ее реквизитов.
- Заголовок бланка, с описанием его номера «Акт №__ об отсутствии …».
- Место и дата составленного письма.
- Должность и Ф.И.О. нарушителя, с отображением даты и времени, когда его не было на предприятии.
- Сведения о лице, заполнившего акт, и о приглашенных понятых.
- Подписи всех лиц, участвующих при создании акта.
После изложения всей информации, нарушитель должен расписаться об ознакомлении с актом.
Примечание. Перед заполнением такого акта, необходимо затребовать от подчиненного объяснительную, чтобы выявить причину прогула. Акт, обычно, составляется при отказе подчиненного предоставить объяснительную или при отсутствии аргументов, поясняющих прогул.
(Видео: «Что делать, если работник не приходит и на звонки не отвечает»)
Что считается прогулом
К прогулу относится отсутствие работающего лица на предприятии на протяжении рабочего дня без разрешения непосредственного начальника, если длительность равна свыше 4-х часов подряд (п. п. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Прогул является грубым игнорированием дисциплины труда, и к провинившемуся, за такое нарушение, может быть назначено одно из следующих взысканий, согласно ст. 192-193 ТК РФ:
- Замечание.
- Выговор.
- Увольнение.
Основным отличием прогула от простого пропуска является то, что работающее лицо, обычно не может или не желает объяснить причину прогула.
Для вынесения взыскания нарушителю требуется основание. Оформленный акт об отсутствии подчиненного на работе без причины — это факт, удостоверяющий прогул, способный стать основанием для издания распоряжения о взыскании.
К прогулу без уважительных обстоятельств относится:
- Пропуск работающим лицом рабочей смены, невзирая от ее продолжительности.
- Опоздание на работу свыше 4-х часов.
- Уход с работы без предупреждения непосредственного начальника.
- Невыход на работу при разрыве трудового соглашения по собственной инициативе до завершения отработки, или до завершения срочного договора.
- Самостоятельное взятие отгула.
В то же время, прогулом нельзя засчитать взятие работником дней отдыха, при противоправном отказе директором предприятия в выделении такого отгула (например, при сдаче донорской крови).
(Видео: «Как наказать работника по закону – Елена А. Пономарева»)
Итоги
По сравнению с другими документами, подтверждающими нарушение сотрудником трудовых обязанностей, такими как докладная и служебная записка, акт о прогуле является самым серьезным доказательным источником при рассмотрении вопроса об увольнении сотрудника. Его главный признак — наличие подписей нескольких человек, удостоверяющих тот факт, что сотрудник допустил неявку на работу или отсутствовал на ней 4 и более часа.
Ознакомиться с иными актуальными нюансами кадрового менеджмента вы можете в статьях:
- «Номенклатура дел отдела кадров – образец»;
- «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Что не считается прогулом
Наряду с трактовкой прогула законодательными нормами четко обозначены обстоятельства, когда отсутствие работающего лица на фирме не может приравниваться к прогулу.
Это:
- Период расположения в больнице.
- Нахождение на экзаменационном процессе, защита дипломного проекта и т. д.
- Приглашение человека в судебные или правоохранительные ведомства.
- Форс-мажорные ситуации (катастрофы, климатические явления и т.д.).
- Арест сотрудника.
- Уход в отгул при донорской сдаче крови.
- Прочие обстоятельства, если подчиненный предоставил соответствующие справки.
Также недопустимо считать прогулом не приход подчиненного на работу при невыполнении начальством своих обязательств, например, задержке зарплаты свыше 15 дней. При этом, работник обязан предварительно оповестить начальство о прекращении работы.
Кто составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Обычно, создание акта, о невыходе работающего лица на работу, осуществляет или, кадровик, или юрист (при наличии такой должности), или начальник структурного отдела, в крайнем варианте секретарь учреждения. Для получения юридического статуса оформленного письма, нужна специально созданная комиссия из персонала фирмы (не меньше 2-х сотрудников), члены которой своими подписями подтвердят факт пропуска работы нарушителем.
С оформленным актом непременно обязан письменно ознакомится виновник события, а также начальство фирмы.
Впоследствии, на основании составленного акта, издается распоряжение директора фирмы о наложении взыскания подчиненному за прогул.
Акт требуется оформлять не позднее месяца после совершения правонарушения, иначе, он не будет действительным.
Возможные причины
Ключевой проблемой, как уволить человека, если он не появляется на работе, является доказательство неуважительности причины его отсутствия. Доказательство это ложится полностью на плечи работодателя. Является причина приемлемой или нет, также решает работодатель, так как в Трудовом Кодексе нет таких критериев.
Если нет доказательства уважительности причин, то уже можно задуматься, как уволить сотрудника, если он не ходит на работу. Однако начинать эту процедуру до реального выяснения состояния дел не рекомендуется, так как уволенный может обратиться в суд и выиграть его. На его место временно можно принять человека по срочному контракту с соответствующей отметкой.
Когда необходим?
Согласно ТК РФ, каждое работающее лицо обязано соблюдать распорядок дня на предприятии и дисциплину труда. Любой пропуск, опоздание или преждевременный уход с работы расценивается, как нарушение трудового распорядка.
За такие нарушения работодатель вправе наказать работника, путем наложения взыскания в соответствии с п. 5,6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ:
- Объявить замечание.
- Наложить выговор.
- Уволить с работы.
В то же время, нельзя отсутствие подчиненного всегда засчитывать прогулом, с соответствующим наказанием. При предвзятом отношении, суд отменит распоряжение директора фирмы о вынесении взыскания подчиненному. Поэтому, при пропуске подчиненным работы, сначала нужно разобраться с обстоятельствами отсутствия, то есть:
- Принять меры по поиску сотрудника.
- Зафиксировать факт отсутствия в табеле.
- Затребовать объяснительную от нарушителя.
- При отсутствии обоснованных аргументов — написать акт о не присутствии на работе.
- Написать докладную директору о нарушении.
И лишь, при наличии перечисленных мер, директор предприятия вправе издать распоряжение о наложении взыскания провинившемуся.
Как правильно составить акт об отсутствия работника на рабочем месте в 2021 году
Акт о пропуске подчиненным работы не имеет стандартного шаблона, поэтому его допускается оформлять, как в произвольном стиле, так и по установленному руководством предприятия образцу. Документ можно оформить, либо на фирменном бланке, либо на стандартном чистом листе А4.
Пишется бланк в 2-х экземплярах, один — для работодателя, второй — для нарушителя. Оба экземпляра обязаны быть подписаны членами комиссии и провинившимся.
В акте непременно нужно изложить следующие сведения:
- Реквизиты фирмы, где трудится нарушитель.
- Заголовок бланка.
- Место и дата создания акта.
- Список членов комиссии, свидетельствующие о невыходе на работу.
- Ссылка на пояснение нарушителя о причинах прогула (если таковое предоставлено).
- Подписи участников комиссии и виновного.
Изложение акта осуществляется с соблюдением правил делопроизводства и затруднений, при его заполнении, быть не должно.
«Шапка», отображающая наименование учреждения и заголовок документа заполняется посередине (вверху листа).
Ниже, слева отмечается населенный пункт, а в этой же строке справа — дата оформления акта.
Затем излагается список участников комиссии, с описанием должности участников и их Ф.И.О.
В следующем абзаце заполняется реквизиты нарушителя, с указанием, занимающего положения и Ф.И.О.
Далее требуется четко изложить точную дату и время пропуска работы, с отображением обстоятельств, которыми нарушитель объясняет свое отсутствие на фирме. Если пояснение отсутствует, то это тоже требуется отметить в документе.
По завершению – все члены комиссии и нарушитель обязаны расписаться в изложенном документе.
Прогул – позиция законодателя
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, под прогулом понимается отсутствие работника на его трудовом месте в рабочее время от 4 часов и более, без предупреждения им работодателя/начальника.
Мнение эксперта
Олег Устинов
Практикующий юрист, автор сайта «Юридическая скорая помощь», один из соучредителей фонда «Наше будущее».
При этом, в качестве основной особенности прогула стоит выделить отсутствие уважительной причины или отказ сотрудника объяснить его отсутствие.
Логично предположить, что неисполнение работником обязанностей в 99% случаев приводит к соответствующим мерам наказания/воздействия в отношении прогульщика со стороны прямого работодателя, деятельность/доход которого зависит от надлежащего выполнения сотрудниками своих служебных обязанностей.
Что делать, если работник отказывается знакомиться с актом
Трудоустраиваясь, работник заключает трудовой контракт, где изложен распорядок работы и правила, которые он обязуется исполнять. При нарушении взятых на себя обязательств, подчиненный может быть подвергнут наказанию, вплоть до отчисления с работы.
Прогул является грубым дисциплинарным нарушением, за которым может последовать отчисление. Однако для исполнения такой меры взыскания у директора предприятия обязано быть обоснование, то есть, совершение прогула обязано быть документально зафиксировано.
Таким документальным подтверждением может стать заполненный акт о беспричинном прогуле. При этом, акт, заполненный и подписанный членами комиссии, обязан быть подписан также нарушителем дисциплины труда.
Как быть, если нарушитель отказывается подписывать оформленный документ и не соглашается с выводами комиссии?
В этом варианте, комиссия обязана сделать в акте запись об отказе от подписи, подтвердив такой факт подписями участников комиссии. Также рекомендуется отправить нарушителю письменное оповещение заказным письмом о составлении такого акта.
При судебном разбирательстве данный документ будет удостоверением того, что нарушитель был ознакомлен об оформлении акта.
Как оформить акт о прогуле в 2021 году
Процесс создания акта практически не имеет особенностей и полностью аналогичен процессу оформления другой деловой документации.
В самом верху листа («шапке» документа) необходимо указать полное наименование акта, которое должно, согласной действующему российскому законодательству – «отражать суть составления документа». В данном случае пишем – «Акт о прогуле сотрудника».
Далее – следует указать место составления и регистрации организации-работодателя, а также точную календарную дату. После этого, вписываем данные всех членов/участников специально собранной комиссии, указывая их должности и ФИО.
Затем, вносим такую же информацию о прогульщике, то есть – о лице, в отношении которого участниками комиссии составляется данный документ. Следующим шагом составителя является прописывание периода прогула (с какого и до какого времени).
Теперь, можно перечислить причины прогула (в столбик или оформить в виде таблицы), которые указывает работник.
Финальным этапом оформления документа является его подписание всеми участниками комиссии с расшифровками, а также самим прогульщиком, который таким образом, подтверждает факт ознакомления/согласия с информацией, установленной в содержании акта о прогуле.
