Оформление сотрудника на работу - пошаговая инструкция

Главная / Рынок труда / Трудоустройство

Время на чтение: 6 мин

511

Перемещение трудоспособных граждан по разным городам и странам — привычное явление в динамичном мире XXI века. Люди переезжают с места на место в поисках высокого дохода, лучших условий жизни и труда.

Человек, который решает переехать в другой город, интересуется возможна ли работа без прописки. В этом случае полезно изучить, какие законодательные акты регулируют в 2021 г. эту сферу правовых взаимоотношений.

Штамп о постоянной прописке ставится в паспорте гражданина.

1 Возможность трудоустройства без прописки
2 Нормативное регулирование вопроса
3 Когда категорически запрещено нанимать без прописки
4 Замена прописки временной регистрацией
5 Ответственность обеих сторон в случае несоблюдения законов

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Почему могут отказать на бирже труда

Юридически вы не безработный

Например, не закрыли ИП, хотя и не продолжаете деятельность. Или у вас с кем‑то заключён договор гражданско‑правового характера, но его срок не истёк или он бессрочный. Вы давно не сотрудничаете и денег от этой фирмы не получаете. Но в любой момент можете, ведь договор есть — так рассудят в ЦЗН. Поэтому необходимо уладить формальности с бумагами.

Вы не считаетесь трудоспособным

Ребёнок до 16 лет не сможет встать на биржу труда, даже если захочет. Откажут и маме с ребёнком до 1,5 лет.

Вы нарушили правила

Например, отказались идти на собеседование на должность, которую вам предложил инспектор.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
коды деятельности по ОКВЭД;
наименование медучреждения, в которое направляется работник;
ФИО работника и наименование должности;
указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Сколько можно жить без прописки в паспорте

По закону оформить постоянную прописку можно исключительно в собственном жилье или муниципальной квартире, предоставленной по договору соц. найма.

Если гражданин снялся с регистрации, то на новом месте он должен прописаться за семь дней. Данные сроки устанавливаются Постановлением правительства № 809 от 15.08.2014г.

Чтобы соблюсти срок, гражданину целесообразнее оформить прописку, когда он прибудет на новое место и автоматически выписаться со старого адреса. Проведение процедуры таким образом позволит избежать пропуска срока регистрации на новом месте проживания.

Пропуск срока допускается по уважительной причине:

Покупка жилья.
Болезнь с лечением в стационаре или на дому.
Командировка в другой город.

Каждый из случаев требует подтверждения документами (справки из больницы, командировочное удостоверение, справка с работы, договор покупки жилплощади).

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Трудоустройство с временной регистрацией по месту жительства

Когда гражданин приезжает в другой регион для заработка, он обычно меньше всего задумывается о необходимости иметь временную регистрацию. Однако работодатели очень часто предъявляют такое требование к своим соискателям. И не все понимают законность данного требования.

На самом деле предъявлять такое требование к работнику уже незаконно. В ТК РФ указан перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении на работу. Этот перечень является закрытым — работодатели могут его сократить, но не имеют права расширять собственными документами. В текущий вариант этого списка не входит документов, подтверждающих временную регистрацию.

Точно такой же позиции придерживается и Верховный суд, который указал судам иных видов обратить внимание на то, что отказ работодателя трудоустроить из-за отсутствия регистрации является незаконным. Такое требование со стороны работодателя нарушает право на свободу передвижения и выбор места проживания.

Внимание! При этом самим работникам необходимо помнить, что закон требует проводить временную регистрацию в случае, если пребывание в другом городе либо регионе превышает 90 дней. За нарушение указанного пункта может накладываться административная ответственность.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Какие документы нужны, чтобы встать на биржу труда

Заявление — заполняется на месте, если вы подаёте его непосредственно в Центре занятости, или онлайн — если дистанционно. Как оно примерно будет выглядеть, можно посмотреть по ссылке.
Удостоверение личности — паспорт или документ, который временно его заменяет.
Трудовая книжка — если вы ранее работали. Впрочем, после перехода на электронные трудовые у вас её может не быть. Данные запрашивают в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, заказывая справку о трудовой деятельности. Хотя сотрудники ЦЗН вполне могут получить эту информацию самостоятельно. Поэтому уточните, надо ли вам с этим заморачиваться.
Документы о профессиональном образовании — дипломы, сертификаты и всё такое.
Справка о среднем доходе за последние три месяца — нужна тем, кто только что уволился или был сокращён. Её дают в бухгалтерии предыдущего места работы. Насчёт необходимости её предоставления тоже узнайте, потому что данные об этом есть в ПФР.

Лучше перед подачей документов позвонить в ЦЗН и спросить, что они хотят увидеть с учётом личных особенностей. Например, трудоспособным людям с инвалидностью может понадобиться индивидуальный план реабилитации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2021 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Сроки регистрации иностранцев

Не секрет что происходит постоянный приток граждан Узбекистана, Китая и других. И здесь есть свои правила.

Такой же срок, семь дней, установлен законом для уведомления органов ФМС при нахождении на территории России иностранного гражданина.

Иностранный гражданин обязан послать уведомление в отделение УФМС о своём прибытии в Россию путём почтового уведомления или с участием принимающей его организации (как сделать регистрацию через почту, можно узнать тут). В этой роли могут выступить юридические и физические лица.

Гражданину выдаётся миграционная карта с указанным сроком по месте временного проживания.

Временная регистрация в России допустима на срок 90 суток. При нарушении срока мигранту грозит штраф и депортация на родину.

Более детально о регистрации иностранных граждан и необходимых документах мы рассказывали здесь.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, когда встал на учёт в центре занятости

Лучше уточнять у сотрудника, с которым вы взаимодействуете. Обычно на контакт необходимо выходить раз в два месяца или реже. Периодически инспектор будет предлагать вам вакансии, и вам придётся сходить на собеседование в трёхдневный срок. В итоге вы получите либо предложение о работе, либо отказ. Причём последний должен быть оформлен в виде справки, которую нужно принести в ЦЗН. Лучше соблюдать правила, иначе можно лишиться пособия или регистрации на бирже, но подробнее об этом дальше.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Можно ли жить без прописки по Закону?

Термин прописка отменен в РФ в 1993 году с подписанием Закона « О праве граждан РФ на свободу передвижения».

Термин был заменён на понятие «регистрация граждан по месту жительства», которое вводилось с целью уведомления органов ФМС о передвижении граждан внутри страны.

На основе этого закона субъекты федерации приняли собственные Постановления, регламентирующие порядок данной процедуры на конкретной территории.

Законом чётко разграничиваются понятия место жительство и место временного пребывания. Проведение и сроки процедуры каждого вида регламентируются « Правилами регистрации и снятия с регистрационного учёта граждан РФ» (Постановление №713 от 17 июля 1995г. ред.от 2010 г).

Постоянная прописка – это регистрация в собственном жилом помещении или муниципальной квартире, предоставляемой по договору соц. найма. Временная прописка – регистрация по временному месту проживания. Это может быть снимаемое жильё, квартира родственников, знакомых, служебное жилое помещение, общежитие и т.д.

Более детально о том, зачем нужна прописка, а также о временной и постоянной регистрации, читайте в этой статье, а о разнице между регистрацией и пропиской, а также чем отличаются место пребывания от места жительства, вы узнаете тут.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Сколько будут ставить на учёт на бирже труда

У центра занятости есть не более 11 Закон РФ от 19 апреля 1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» дней. В течение этого срока сотрудник ЦЗН должен предложить вам две подходящие вакансии, но только если они есть. Если вы от обеих отказались, на учёт вас не поставят. Аналогичный исход ждёт, если не выходить на связь с биржей труда и даже не рассмотреть их варианты.

Подходящие вакансии — это те, что соответствуют образованию и здоровью. Место работы должно быть расположено так, чтобы до него можно было добраться городским общественным транспортом. А зарплата — не ниже прожиточного минимума или хотя бы дохода на предыдущем месте, если он был меньше этого уровня.

Правда, есть категории людей, для которых любая должность будет считаться подходящей Закон РФ от 19 апреля 1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» . Это касается тех, кто:

ранее никогда не работал и не имеет квалификации или трудоустраивается после перерыва больше чем в год;
обратился в ЦЗН после сезонных работ;
закрыл ИП или вышел из фермерского хозяйства;
отказался учиться, повышать квалификацию или был отчислен с курсов;
в течение года был уволен «по статье».

Если вакансий нет или работодатель после собеседования выбрал другого кандидата, на одиннадцатый день или раньше (но не позже) вы должны получить статус безработного или отказ с объяснением, почему так. В случае положительного ответа пособие, если оно положено, назначается со дня обращения, а не с одиннадцатого дня.