В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Содержание документа
К содержанию договора следует относить перечень всех условий, предусмотренных сторонами и лежащих в основании достижения консенсуса по существенным вопросам сделки.
Законодателем установлено, что без согласования сторонами сделки всех необходимых условий, договор не может считаться заключенным и не несет юридических последствий для его участников.
Все указанные выше условия могут быть сгруппированы в следующие категории:
- Существенные (обязательные для обсуждения и одобрения участниками всех без исключения соглашений);
- Обычные (установлены в законодательном порядке, необходимы к указанию в документе, но не требуют дополнительного согласования);
- Случайные (включаемые в тело документа только по обоюдному желанию сторон и наделяемые юридической силой только после указания в договоре и его дальнейшего подписания).
Что должно быть в регламенте договорной работы
В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:
- Порядок подготовки проектов договоров.
- Процедуры проверки контрагентов.
- Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
- Согласование договоров с контрагентами.
- Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
- Организацию исполнения договоров.
- Контроль за исполнением договоров.
- Порядок претензионно-исковой работы.
- Хранение и архивирование.
Зачем нужен проект?
Возможно, при заключении простых разовых сделок проводить большую подготовительную работу не имеет смысла. Однако для субъектов предпринимательской деятельности, особенно крупных компаний, она просто необходима. Заключая долгосрочные контракты, многомиллионные сделки, важно уделять внимание каждой детали.
Коммерческие фирмы работают на получение прибыли, а успешность сделки зависит во многом от того, как составлен договор. Предлагая свой проект другой стороне, можно максимально учесть собственные интересы. При получении проекта от контрагента важно очень внимательно его изучить. Он не должен входить в противоречие с законом, содержать двусмысленных фраз, юридически неграмотных формулировок, ущемления интересов другой стороны. Особенно стоит обратить внимание на положения об ответственности сторон, порядке разрешения возникающих споров.
Некоторые при подготовке документов используют типовые договоры. Их, конечно, можно взять за основу проекта, но полностью полагаться на типовые формы не стоит. Они содержат только самые общие положения, а потому не учитывают множества нюансов и тонкостей каждого вида договоров.
Два подхода работы с договорами в компании
Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:
- Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
- Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.
Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.
Зафиксируйте общие правила документально:
- В едином документе.
- В нескольких связанных между собой локальных актах.
- В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
- В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.
Кому поручить составление договоров?
Подготовить проект договора грамотно, учитывая все юридические тонкости, без знаний в области права достаточно сложно. Профессиональный юрист или юридическая фирма, имея специальные познания в данной сфере и опыт работы, помогут избежать серьезных проблем и ошибок, часто встречающихся при самостоятельной разработке проектов. Конечно, такие услуги стоят денег, но последствия заключения невыгодного или неграмотного договора могут обойтись гораздо дороже.
Юридические компании могут не только разрабатывать проекты, но и принимать участие в переговорах по протоколу разногласий к ним. Специалисту также будет проще провести анализ предоставленного контрагентом проекта. Опытный юрист знает, на какие моменты нужно обращать особое внимание, как лучше сформулировать некоторые пункты, как защитить интересы своего клиента. Кроме того, он сможет при необходимости составить протокол разногласий к предложенному договору. Многие юридические лица предпочитают сотрудничать с юристами на условиях полного сопровождения.
Следить за выражениями
Общая сумма в договоре должна быть жестко зафиксирована. Чтобы расходы не стали неприятным сюрпризом, в разделе об оплате нельзя допускать открытых формулировок. Вызывать подозрение должны любые обобщения без указания точных цифр: «оплата», «бюджет», фраза «и иные». Убирайте все размытые указания на деньги — лучше потом подписать допсоглашение к договору, чем внезапно оказаться должником.
Если в тексте есть формула расчета цены, в ней не должно быть неизвестных переменных. Например, в договоре на монтаж ковролина может быть указана цена за квадратный метр покрытия, а общая площадь — не прописана. В итоге возникает риск ситуации, когда оговоренные устно «квадратов 200-300» заказчик поймет как 200, а у строителя потом насчитаются все 350, и итоговая цена окажется почти вдвое выше ожидаемой.
Если точную сумму прописать невозможно, ограничьте ее диапазоном. Допустим, вы нанимаете рекламное агентство для запуска первой рекламной кампании в интернете. Услуги компании оплачиваются по фиксированной ставке, а вот расходы на или «Гугла» идут отдельно. Заранее спрогнозировать бюджет новой кампании достаточно сложно, поэтому стоит указать в договоре верхнюю планку. Так вы убедитесь, что ожидания рекламщиков совпадают с вашими возможностями, и не попадете в ситуацию, когда за первые три дня со счета в «Яндексе» улетает сумма, заложенная вами на месяц.
Порядок платежей должен быть задан с точностью компьютерного алгоритма: по каким частям уходит сумма, в какие сроки и от чего зависит платеж.
Стандартная формулировка «…услуги оплачиваются в течение трех дней после подписания акта» должна дополняться указанием на то, в какой срок должен быть подписан акт и что будет, если этого не произойдет. Иначе контрагент может под разными предлогами просто не ставить подпись, и отведенные на оплату «три дня с момента подписания» так никогда и не наступят.
Любое положение договора бесполезно, пока не подкреплено санкцией
Представьте, что вы заключаете договор со злым духом, который при любой возможности перевернет его с ног на голову: сделает все в точности как написано, но не так, как вам бы хотелось. Не обозначили срок на выполнение работы — не получили работы, не указали время на внесение правок — остались с сырым продуктом. Поэтому сроки стоит ставить для каждого действия, указанного в договоре, причем лучше привязывать их к конкретным датам, а не к событиям вроде того же подписания актов.
Теперь о результате. В предмете договора должно быть прямо указано то, что вы хотите получить. На первый взгляд кажется, что это очевидно. Но вспомните, сколько соглашений заключается с формулировкой «предметом договора является оказание [каких-то там] услуг».
Для примера возьмем договор, по которому я регистрирую товарные знаки для своих доверителей. Я мог бы написать размытое «Предметом договора является оказание услуг по регистрации товарного знака». Вместо этого я ставлю: «Исполнитель обязуется получить оригинал Свидетельства на товарный знак Заказчика и передать оригинал данного Свидетельства Заказчику».
Людям не нужны какие-то аморфные «а давайте еще вариантов, нам ничего не подошло», «а заезжайте к нам завтра в офис, обсудим»…) возникают, как правило, там, где объем работы и порядок ее сдачи не указан в договоре достаточно подробно.
Например, дизайнер сделал дизайн интерьера, четыре дня без перерыва рендерилась графика. А потом заказчик попросил внести коррективы. Если в договоре описан порядок сдачи результата работ, то дизайнер может сослаться на него и предложить заказчику поменять мелочи уже на живом проекте, оставив компьютерную модель как есть. Но если в договоре эта история не прописана, то с большой вероятностью заказчик откажется от готового варианта, и дизайнеру придется делать визуализации заново.
Если вы не знаете, как написать об обязанностях в договоре «по-умному», напишите своими словами. Закон не запрещает использовать простые и понятные формулировки. Прямые «свои» слова защитят ваши интересы лучше, чем размытые «умные».
Наконец, любое положение договора бесполезно, пока не подкреплено санкцией. Прописывайте денежные взыскания за неисполнение любого важного условия и привязывайте их к срокам: тысяча рублей штрафа за каждый день просрочки действует лучше, чем просто тысяча рублей штрафа. Возможно, вам никогда не доведется воспользоваться этими пунктами, но само наличие в договоре санкций здорово дисциплинирует его участников.
Иногда я составляю контракты, по которым актеры и блогеры рекламируют известные бренды — авиакомпании, автомобили и все такое. Получаются талмуды на 15-20 страниц — именно потому, что учитываются все возможные варианты развития ситуации.
Предприниматель должен смотреть на договоры, как программист на алгоритмы. Везде нужна четкая логика: «если — то — иначе». Тогда, что бы ни случилось, у вас всегда будет план действий, согласованный со второй стороной.
Как составить проект договора
Контрагент обычно надеется на то, что вы без лишних разговоров подпишете составленную им бумагу. Но помните, что его версия далеко не всегда учитывает ваши интересы.
Что тут можно сделать? Можно подготовить свою редакцию договора. Если контрагенту она не понравится, вы вместе будете искать компромисс. Есть и другой выход: досконально изучить версию контрагента, после чего предложить ему отредактировать некоторые положения.
Если вы планируете серьезную сделку, обратитесь к специалисту по юриспруденции. Юрист изучит документ и выявит все его скрытые и явные угрозы. Он также может составить новую версию договора, что выйдет несколько дороже. Зато вы будете уверены в том, что все ваши интересы учтены и находятся под защитой.
Если же пользоваться услугами юриста вы не намерены, то примите к сведению следующие факты:
- 1. Формулируйте положения договора так, чтобы все они трактовались однозначно. Неизвестно, как сложатся ваши дальнейшие отношения с контрагентом. Если он найдет в договоре какую-то двусмысленность и истолкует ее в свою пользу, суд вполне может согласиться с ним. Избегайте слишком сложных и туманных формулировок. Чем они будут короче и яснее, тем лучше. Убедитесь, что все специфические понятия вам знакомы. Можно даже предусмотреть в начале договора отдельный пункт, посвященный терминам и их значениям.
- 2. Точно опишите предмет договора. Укажите все его характеристики: массу, количество, цвет, модель и пр.
- 3. Если вы заключаете возмездный договор, ни в коем случае не забывайте указывать цену! В противном случае бумага будет считаться недействительной.
- 4. Всегда оговаривайте сроки. Если договор касается поставок, то сроки очень важны.
- 5. Уделите особое внимание тем положениям договора, которые посвящены ответственности сторон и обстоятельствам, освобождающим стороны от ответственности (т.е., форс-мажорным). Нередко оказывается, что на вашу компанию возлагается слишком большая (в том числе и в денежном эквиваленте) ответственность, в то время как контрагент не несет вообще никакой.
- 6. Уточните, при каких условиях договор можно расторгнуть досрочно, и каким образом нужно уведомить контрагента о расторжении. Методы и сроки уведомления обязательно должны быть прописаны.
- 7. Проверяйте точность указания реквизитов – ваших и контрагента.
- 8. Составив черновик договора, перечитайте его на свежую голову и убедитесь, что вы ничего не упустили. Если же упустили – внесите правки.
Чем отличается от дополнительного соглашения
Стандартный перечень приложений к договору — допсоглашение (заключают при необходимости), акты сдачи-приемки, протоколы разногласия сторон. В дополнительном соглашении стороны указывают измененные условия, новые сроки, количественные и объемные показатели (если это допускается основным контрактом). Все документально оформленные изменения тоже являются неотъемлемой частью контракта.
Отличия допсоглашения от приложений:
- В допсоглашении меняются условия уже действующего контракта, а в спецификациях, ТЗ и перечнях услуг подробно описываются детали новой сделки.
- Допсоглашением продлевают срок действия, расширяют или сужают условия основного контракта. В документах, прилагающихся к первоначальной договоренности, так делать нельзя. Их используют исключительно для детализации предмета контракта и порядка его исполнения.
Допсоглашения составляют, если сторонам требуется урегулировать изменения. А вот как прописать приложения к договору в договоре поставки, подряда или услуг:
- Добавить отдельный пункт в содержание.
- Перечислить перечень дополнений.
- Указать, что они неотъемлемая часть контракта.
Зачем нужен регламент договорной работы
Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:
- Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
- Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
- Улучшит качество подготовки договоров.
- Снизит правовые риски.
- Организует защиту интересов.
- Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.
Основные риски
9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:
- Заключение договора с проблемными контрагентами.
- Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
- Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
- Истечение срока полномочий.
- Изъяны в доверенности.
- Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
- Потеря документов в процессе согласования исполнения.
- Затягивание сроков согласования договорных документов.
- Нарушение сроков и этапов исполнения договора.
Начинаем работу над договором
Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.
Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.
Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.
«Электронный» договор
Перейдем теперь к более детальному рассмотрению дистанционной формы заключения договора. Как гласит п. 2 ст. 160 ГК РФ, сделка может быть заключена с помощью электронной подписи. Понятно, что речь тут идет об использовании электронной подписи (простой или усиленной) в соответствии с Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Однако помимо электронной подписи п. 2 ст. 160 ГК РФ допускает применение и других аналогов собственноручной подписи, прямо их не называя. То есть перечень допустимых аналогов является открытым. На практике ими могут служить, например, коды дилера, различные шифры, ПИНы, или скан-копии «живой» подписи. При этом они выполняют ту же роль, что и электронная подпись, т.е. являются полным аналогом собственноручной подписи и могут подтверждать подписание договора в электронной форме.
Но для того, чтобы произошло подобное приравнивание нужно выполнить одно важное условие: предусмотреть такую возможность соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Сразу оговоримся, что подобное соглашение требуется только в тех случаях, когда приравнивание прямо не предусмотрено законодательно. Так, п. 1 ст. Закона № 63-ФЗ проводит такое приравнивание в отношении квалифицированной электронной подписи (КЭП). Следовательно, когда стороны используют КЭП, то заключенные ими договоры в электронной форме имеют равную юридическую силу с договорами на бумажных носителях непосредственно в силу закона.
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно
Поэтому в данном случае сторонам договора не нужно делать оговорок или заключать отдельных соглашений на бумажных носителях, в которых имеется условие о том, что стороны признают одинаковую юридическую силу договоров в электронной форме и на бумажных носителях.
В остальных же случаях такая оговорка необходима. Причем лучше, если она будет сделана в обычном, бумажном документе, подписанном обеими сторонами. Это может быть как отдельное соглашение об использовании аналогов собственноручной подписи, так и специальный пункт или раздел в каком-либо из договоров, заключенных ранее. Хотя использовать электронное соглашение тоже не запрещено.
Возможность оформления договора путем обмена электронными документами признает и судебная практика. Например, ФАС Дальневосточного округа признал, что между сторонами действительно заключен договор в ситуации, когда он был подписан путем обмена сканкопиями по электронной почте. При этом суд установил, что данные копии документов идентичны, а возможность электронного обмена была предусмотрена условиями предложения делать оферты, которое исходило от одной из сторон договора (постановление от 21.04.14 № Ф03-1251/2014 по делу № А37-1143/2013).
Арбитраж Северо-Кавказского округа признал заключенным договор, условия которого были изложены в электронных письмах, направленных друг другу контрагентами. Причем в этом случае между сторонами не было заключено специального соглашения, предусматривающего возможность подобного электронного обмена документами. Но суд обратил внимание, что сторона, получившая по электронной почте акты транспортно-экспедиционных услуг, оказанных по заключенному в таком порядке договору, произвела оплату оказанных услуг в полном соответствии с полученными по электронной почте документами. Эти действия суд признал подтверждением возможности обмена документами посредством электронной почты (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.12 по делу № А53-11601/2011). Аналогичный подход к соглашению, допускающему электронное подписание договора, находим и в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.11 по делу № А63-4698/2010).
С какой целью могут заключаться договоры?
Каждый дееспособный гражданин государства РФ, в среднем, заключает в день около 10 сделок, сопровождаемых устной договоренностью между ее сторонами. Статистика письменного оформления значительно меньше – не более двух документов на одного россиянина в сутки.
Действующим законодательством допускается использование как письменной, так и устной формы. Однако для ряда сделок, характеризующихся сложностью юридических последствий обеих сторон, установлены обязательные жесткие требования:
- Только письменное заключение;
- Необходимость произведения нотариального заверения.
Документальное оформление каких-либо договорных правоотношений преследует следующие цели:
- Точная письменная фиксация всех договоренностей, достигнутых между сторонами;
- Закрепление исчерпывающего перечня прав, обязанностей и юридических последствий их невыполнения;
- Защита интересов участников сделки от нарушений со стороны друг друга, третьих лиц или государственных органов.
При необходимости защиты положения одной из сторон в судебном порядке, устная договоренность не может быть представлена в качестве веской доказательной базы. При наличии письменной формы, как правило, спор разрешается путем досудебного урегулирования.
Формы и виды договоров
ГК устанавливает случаи обязательной письменной формы договора
Кодификацией гражданского законодательства закреплены следующие возможные или необходимые к применению формы договоров:
- Устный, который основан на вербальном достижении консенсуса между интересами сторон сделки.
- Письменный, суть которого отражена на бумажных, электронных носителях. Представленная форма включает два подвида:
- подлежащий обязательному заверению органами нотариата;
- подлежащий обязательному прохождению государственной регистрации.
В ряде правоотношений субъекты уполномочены правом самостоятельного принятия решения о форме заключаемого договора. Однако для некоторых сделок (например, купля-продажа недвижимого имущества) в императивном порядке установлено правило нотариального заверения и регистрации в государственных органах.
Виды договоров закрепляются Гражданским кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, включая подзаконные. К разновидности представленного документа относятся:
- Договор о предоставлении имущества в аренду;
- Рентные;
- Страховые;
- На оказание услуг на оплачиваемом основании;
- Трудовое соглашение;
- Договор с банком об открытии депозита;
- Мена;
- Дарение и др.
Соглашение должно иметь подписи сторон
Название договора и его фактическая принадлежность к одному из представленных видов – не всегда идентичные понятия. Название может указываться по желанию сторон, а вид определяется в соответствии с предметом и сущностью установленных в документе прав и обязанностей.
Структура
Каждый договор, заключенный в письменной форме, условно может быть разделен на следующие составляющие части:
- Преамбулу, включающую шапку документа с датой, наименованиями сторон, указанием места заключения;
- Предметную часть (суть сделки);
- Иные условия документа.
Каждый из представленных разделов должен включать соответствующие ему сведения и нести определенную смысловую нагрузку.
Вводная часть
Преамбула является первой составной частью договора. Фактически она является вступлением, и должна состоять из:
- Указания видовой принадлежности договора (ренты, аренды, страхования и др.). По названию документа должно быть возможным определение природы правоотношений, в области которых заключена сделка;
- Даты, в соответствии с которой будет определяться начало возникновения у сторон обязательств, обусловленных сделкой;
- Места подписания (при одинаковом гражданстве сторон особого значения не имеет. Однако в случае заключения сделки гражданами с различным индигенатом, в соответствии с местом заключения будет определяться нормативное регулирование);
- Данные о контрагенте (наименование, соответствующие записи в Едином государственном реестре, его название как стороны соглашения);
- Информация о лице, имеющем право или уполномоченном на подписание документа (ФИО, должность, реквизиты документа, подтверждающего наличие полномочий).
Предмет
Представленная часть имеет наибольшее значение для документа, она должна содержать следующую информацию:
- Суть договоренности между сторонами (предмет договора);
- Перечень прав и корреспондирующих им обязательств, предусмотренных сторонами соответствующих правоотношений;
- Цена сделки, способы ее исчисления;
- Сроки, по истечении которых участники договора обязуются исполнить предусмотренные документом обязательства.
Дополнительные условия
К представленному разделу относятся следующие пункты документа:
- Момент начала исполнения сторонами предусмотренных обязательств;
- Юридические последствия несоблюдения одной из сторон указанных условий и неисполнения принятых путем подписания договора обязанностей;
- Положения статьи 23 ГК России (пункт договора о возможных способах обеспечения обязательств);
- Условия, при наступлении которых сделка подлежит расторжению и порядок внесения изменений в соответствующий документ (глава 29 Гражданского кодекса Российской федерации);
- Порядок, в соответствии с которым будут разрешать споры между сторонами (в случае их возникновения).
Реквизиты
Реквизиты сторон имеют значение для всех оплачиваемых договоров, а также их наличие необходимо в случае взыскания убытков с одной из сторон. В данный раздел следует включить:
- Адрес, соответствующий фактическому местонахождению стороны договора;
- Почтовый индекс, соответствующий такому адресу, номер отделения почты;
- Номер, присвоенный контрагенту после прохождения процедуры государственной регистрации, ОГРН и код, соответствующий причине постановки на налоговый учет;
- Подписи сторон и расшифровками.
Сроки действия и юридическая сила
Законодатель наделяет участников соглашения правом установления сроков действия соответствующего договора. Исключение представляю случаи, когда такие сроки напрямую установлены действующим нормативным правовым законодательством (статья 425 ГК России).
Легитимность документа определяется рядом факторов:
- Соблюдения правил оформления договоров;
- Указания необходимых условий;
- Наличие у сторон правомочности, достаточной для заключения соответствующего вида сделки и пр.
По общему правилу, договор набирает юридическую силу с момента его подписания, а его недействительность или ничтожность устанавливаются в судебном порядке.
