Электронный больничный лист - инструкция для работодателя

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).
В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

заглавными буквами на русском языке;
чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.

Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:

медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.

Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.

Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности в нем должны быть заполнены две основные части:

одна заполняется работником медучреждения;
вторая — работодателем.

В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».

Как работает электронный больничный лист

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
получить от медперсонала номер больничного листа;
сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Загрузка в систему готового файла

Нажать кнопку «Загрузить из файла».

В открывшемся окне выбрать файл и нажать «Открыть».Принимаемый в систему файл должен быть сформирован в установленном ФСС формате и иметь расширение xml.

Загруженные документы появятся в списке. Чтобы проверить документ и отправить его в ФСС, следует кликнуть по строке с нужным документом. Откроется форма для редактирования и отправки.

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.

Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Учтите, что с 2021 года все регионы перешли на пилотный проект ФСС. То есть работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд нужно отправить пакет документов на выплату пособия.

Как правильно это сделать, узнайте в КонсультантПлюс. Для этого получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Передача в ФСС документов для выплаты больничного пособия

С момента обращения сотрудника за получением больничного пособия у работодателя есть 5 рабочих дней для того, чтобы сформировать и направить в ФСС полный комплект документов для назначения и выплаты этого пособия (п. 3 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).

В число таких документов входят заявление, больничный листок, сведения о среднем заработке сотрудника для расчета больничного и опись этих документов.

Форма представления в ФСС вышеуказанных документов и сведений зависит от количества сотрудников, работающих у работодателя. Работодатели со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно могут направить эти документы заказным письмом. Если же численность сотрудников работодателя превышает 25 человек, то вместо пакета документов он направляет в ФСС электронный реестр сведений (п. 4 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

Оставшуюся часть пособия ФСС выплатит работнику в течение 10 календарных дней с момента поступления в фонд документов или реестра сведений от работодателя. Пособие перечислят на банковский счет или через организацию федеральной почтовой связи по выбору самого сотрудника.

Куда выплачивается больничный в 2021 году — на карту «Мир» или любую другую карту?

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

обработать электронный листок нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на сайте госуслуг;
после входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи;
на первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номер листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
чтобы заполнить недостающие данные в электронном больничном, в предложенном списке нужно найти необходимый листок и нажать кнопку «Получить ЛН»;
в раскрывшемся бланке электронного больничного найти вкладку «Заполняется работодателем» и заполнить данные по расчету пособия, сохранить информацию путем нажатия соответствующей кнопки;
при получении от фонда уведомления об ошибке необходимо исправить данные или отправить дополнительные документы;
отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, расскажет материал «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».

Статусы обработки

«Создан» — документ создан, но не отправлен в ФСС. Указывается дата и время последнего изменения документа.
«В очереди на отправку» — документ поставлен в очередь на отправку в ФСС.
«Ошибка отправки» — в процессе отправки документа произошли ошибки. Необходимо отправить документ в ФСС еще раз. Для этого следует кликнуть по строке с документом и нажать «Отправить заново».
«Не принят ФСС» — в результате проверки документа в ФСС были выявлены ошибки. Следует исправить ошибки, указанные в протоколе ФСС, и заново отправить документ.
«Принят ФСС» — документ направлен на рассмотрение в региональное отделение ФСС. Квитанцию можно просмотреть и распечатать.

Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.

Итоги

Электронный и бумажный больничный являются юридически равнозначными документами. С введением электронного документооборота между медучреждением, работодателем и ФСС, кадровикам и бухгалтерам по-прежнему необходимо заполнять свою часть листка нетрудоспособности. Для этого компания должна зарегистрироваться на сайте госуслуг и с помощью полученного пароля и логина войти в личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru — в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов работодателем. Электронный больничный позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования и полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.