Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Правила составления такого документа, как жалоба в администрацию, не отличается от общего порядка подготовки подобного рода документов. Это вид жалобы в государственный орган с той лишь разницей, что администрация является органом муниципальной власти. А это значит, что обращаться в указанный орган следует по тем вопросам, которые отнесены к полномочиям муниципалитетов. Как исключительным, так и переданным центральной властью.

В администрацию муниципалитета подают жалобу по таким вопросам, как благоустройство, коммунальное хозяйство, по жилищным вопросам и реализации муниципальных социальных программ, социальной поддержки. Также можно жаловаться на действия (бездействия) или решения должностных лиц муниципальных органов. Однако в последнем случае помните, что срок давности подачи административного иска об оспаривании решения органа власти или на действия должностного лица сокращен и пропуск приведет к отказу суда.

:

Жалоба в администрацию

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Обращение в трудовую инспекцию

Порядок обращений граждан в трудовую инспекцию также регламентируется ФЗ №59 и трудовым законодательством РФ. Коллективные жалобы могут подаваться по каждому факту нарушения прав трудящихся, включая снижение зарплаты, невыплату компенсаций, нарушения гарантий, предусмотренных законом, режима труда, отдыха, длительности рабочего дня, перерыва и т.д.

Обращение подается несколькими способами:

• Документ оформляется и подается в отдел по работе с жалобами.
• Подготовленное заявление пересылается по почте.
• Обращение составляется на сайте инспекции.

В документе указываются название и полные реквизиты фирмы, сотрудники которой подают жалобу. Пишется ФИО руководителя и всех членов обращения, суть заявления, с подробным описанием нарушений и доказательной базой. В конце заявления указываются меры наказания виновным лицам, которых хотят добиться заявители. Например, проведение проверки, привлечение директора к дисциплинарной ответственности, возбуждения дела и т.д. К жалобе прикладываются документы, трудовые соглашения и прочие бумаги, подтверждающие суть претензии.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Подача и рассмотрение жалобы в администрацию

Подать жалобу в администрацию можно несколькими способами.

1. Через интернет. Самый быстрый способ. На сайте администрации муниципального образования заполняется специальная форма. Ответ придет или на адрес электронной почты, или на почтовый адрес, указанный в жалобе.
2. Посредством Почты России – направляется заказное письмо.
3. Лично через канцелярию администрации. Уточните на сайте график приема документов и не забудьте захватить документ, удостоверяющий личность подателя жалобы.
4. Кроме того можно на личном приеме у руководителя администрации обозначить свои претензии и «вручить» жалобу (но тоже через канцелярию).

Если жалоба осталась без удовлетворения? Можно направить жалобу в прокуратуру, губернатору, а также рассмотреть вопрос о возможности подачи административного иска.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Пример жалобы в администрацию

В администрацию г. Сыктывкар
167021, Республика Коми, г. Сыктывкар,

ул. Союза Республик, 46

от Новиковой Валерии Константиновны,

адрес: 167026, г. Сыктывкар, п. Пригородный,

пр-т Калининградский, 51-38

тел. 843651311316654

Жалоба в администрацию

Я проживаю в пос. Пригородный Ленинского района г. Сыктывкара. С самим городом нас связывает одна автомобильная дорога, протяженностью 11 км, которая относится к ведению муниципалитета и не является частью федеральной или региональной трассы.

Указанная дорога находится в крайне плачевном состоянии: на всей протяженности огромные ямы, асфальтовое покрытие деформировано. Дорога была построена в 1979 г. и с той поры капитальный ремонт ее не проводился, только ямочный. Сейчас даже ямы на дорогах объезжать негде.

Ежедневно по этой дороге мы вынуждены добираться до работы, везти детей в школу и детские сады. Автомобильные подвески не выдерживают, ремонтируем постоянно. Детей укачивает, они испытываю ежедневный стресс.

Полагаю, что отвратительное состояние дороги – следствие бездействия должностных лиц, ответственных за содержание данного участка дороги.

В соответствии со ст. 17 Закона от 08.11.2007 № 257-ФЗ Об автомобильных дорогах, содержание автомобильных дорог осуществляется в соответствии с требованиями технических регламентов в целях поддержания бесперебойного движения транспортных средств по автомобильным дорогам и безопасных условий такого движения, а также обеспечения сохранности автомобильных дорог.

В соответствии с ГОСТ Р 50597-93 покрытие проезжей части не должно иметь просадок, выбоин, иных повреждений, затрудняющих движение транспортных средств с разрешенной Правилами дорожного движения скоростью.

Подобная халатность со стороны ответственных должностных лиц нарушает права граждан на безопасность передвижения по автомобильным дорогам, гарантированного Законом от 10.12.1995 г. № 196-ФЗ О безопасности дорожного движения.

На основании вышеизложенного, прошу провести проверку изложенных в жалобе фактов, принять меры по ремонту вышеуказанной дороги, привлечь должностных лиц к ответственности за невыполнение возложенных на них обязанностей. О принятых мерах прошу сообщить заявителю. В случае непринятия мер буду вынуждена обратиться с жалобой в прокуратуру РФ.

19.09.2016 г. Новикова В.К.

Жалоба в администрацию — рекомендации по составлению

Жалоба в администрацию должна быть составлена в письменной форме и содержать ряд обязательных сведений:

• наименование администрации или ф.и.о и (или) должность ее руководителя;
• Ф.И.О заявителя, его электронный адрес (если жалоба подается в форме электронного сообщения), почтовый адрес (укажите обязательно);
• суть жалобы и требования заявителя;
• личная подпись заявителя и дата подачи жалобы.

В качестве помощи к обоснованию сути жалобы желательно оперировать и использовать в тексте ссылки на нормативные правовые акты. Найти нужные законы и иные документы можно, воспользовавшись рубрикой «Консультация юриста».

Суть жалобы излагается кратко, без лишней «воды». Запрещается использовать нецензурные выражения и брань, такая жалоба администрацией рассмотрена не будет. Если заявитель обладает письменными документами и информацией в подтверждении своих претензий, они прилагаются к жалобе в администрацию. Это позволит минимизировать временные затраты на получение по жалобе дополнительной информации.

Образец с продольным бланком

Как отправить жалобу?

В настоящее время существует множество способов обратиться в необходимый госорган. Все больше развиваются возможности электронной подачи документов. Так, через портал Госуслуги можно обратиться практически в любой госорган. Кроме того, почти каждый орган власти имеет свой сайт с функцией приема обращений. Данный способ подачи удобен тем, что он значительно экономит время и не требует непосредственного общения с государственными служащими.

В ряде структур предусмотрена возможность подачи смс-обращения. Номер телефона для приема обращений можно узнать на сайте соответствующей организации. Хотя такой способ обращения довольно быстрый, его сложность состоит в том, что в небольшое по объему сообщение нужно вместить как личные данные (ФИО и адрес), так и суть обращения.

Остаются и стандартные способы подачи жалобы: лично и по почте.

1. Для личного обращения нужно предварительно записаться на прием в соответствующем отделении госоргана, прийти в назначенный час и отдать экземпляр заявления. Лучше захватить с собой второй экземпляр обращения, чтобы на нем сотрудник госоргана поставил отметку о получении. По умолчанию следует обращаться в отделение по месту жительства.
2. По почте жалобу следует направлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Доставку и получение такого письма можно отследить, а на руках останется доказательство вручения жалобы. Кроме того, с даты на уведомлении можно считать срок рассмотрения жалобы.

Специфика заполнения подписных бланков

Важная информация Рассмотрим пример. В одном из населенных пунктов люди собирали подписи против возведения торгового центра. Процедура проходила в ходе публичных слушаний по вопросу выдачи документа, на основании которого выдается разрешение на строительство. Этим документом является градостроительный план участка. В результате слушаний было постановлено, что жители высказались против строительства, но не против оформления ГПЗУ. Соответственно, выдача этого документа автоматически подразумевает строительство.

• соседей;
• работодателей;
• физических и юридических лиц;
• сотрудников на работе;
• организаций, занимающихся управлением хозяйства в многоквартирных домах;
• преподавателей школ, ВУЗов и других учебных заведений;
• работников дошкольных учреждений.

Нюансы передачи

После составления письма и завершения сбора подписей на титульном листе, т. е. на самом заявлении, ставится число листов (включая первый). Штамп о принятии документов также проставляется на первом листе. Указание на нем количества листов гарантированно предотвратит их потерю.

• Как написать коллективное письмо в администрацию образец
• Как правильно составить коллективную жалобу образец
• Как составить коллективное письмо в администрацию

Текст подписного бланка необходимо делать максимально коротким. В этом случае на нем можно разместить больше подписей. Однако эта рекомендация актуальна для случаев, когда подписывающихся людей много. В коллективном письме родителей к педагогу или директору подписи и текст требований с мотивировкой можно разместить на одном листе.