Инструкция: готовим гарантийное письмо об оплате задолженности

Нередки случаи, когда при заключенном договоре аренды нежилого помещения арендатор перестает ее оплачивать ввиду различных причин. Что же делать арендодателю? Перед тем как подать иск в суд, нужно соблюсти досудебный порядок решения спора, если это прописано в договоре или предписано законодательством. В нашем случае это направление компании-должнику претензии о взыскании задолженности по договору аренды. Разберемся, как правильно ее составить.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Зачем составляют гарантийное письмо

В деловом обороте нередки случаи, когда должник (заказчик, покупатель, арендатор и пр.) не имеет возможности выполнить обязательства в установленный законом или договором срок. О невозможности своевременного исполнения узнают как до момента возникновения долга, так и при начале просрочки исполнения обязательств.

Гарантийное письмо представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации, представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору.

Такой документ не всегда гарантирует погашение долга: его пишут, заверяя контрагента о поставке товара в срок, о предоставлении помещения в аренду и пр.

Говоря об удостоверении погашения денежных обязательств, следует уточнить, что документ служит ответом на претензию кредитора либо самостоятельной просьбой должника о предоставлении рассрочки по денежному обязательству. При отсутствии необходимых документов (подписанных актов выполненных работ или оказанных услуг, товарных накладных и др.) оно подтверждает наличие договорных отношений и выступает доказательством признания долга должником.

Чтобы разрешить ситуацию по выплатам мирным путем, составляют обращение к кредитору с указанием графика погашения. Такой документ в случае неисполнения обязанности должника является доказательством в суде.

Порядок действий

Условно алгоритм действий арендодателя можно разделить на следующие пункты:

• подача претензии;
• расторжение договора;
• решение вопросов, связанных с имуществом арендатора;
• обращение в суд;
• реализация судебного решения.

Особенности каждого пункта рассмотрены в следующих разделах.

Претензия

Претензионный порядок при взыскании арендной задолженности необязателен. Однако в некоторых случаях досудебная претензия ускоряет возврат долга. Возможно, что получив письмо от хозяина, арендатор убедится в серьезности его намерений и во избежание лишних проблем, исполнит обязательство.

Претензию можно направить заказным письмом с уведомлением, электронной почтой или передать лично в руки под расписку.

В претензии должно содержаться требование о выплате задолженности с указанием срока. Юристы не рекомендуют предоставлять должнику слишком много времени, так как это может затянуть процедуру принудительного взыскания. Но и слишком короткий срок тоже неуместен, так как арендатор может попросту не успеть собрать нужную сумму. Оптимальным считается срок в 10-15 дней

Расторжение договора

Если в течение этого времени арендатор не погасит задолженность, владелец имущества в одностороннем порядке расторгает договор аренды, о чем в письменном виде уведомляет противную сторону. Такое уведомление можно вписать в досудебную претензию. Гражданский кодекс дает арендодателю возможность в одностороннем порядке прекратить отношения с арендатором в случае двукратной просрочки последнего. Стоит сказать о том, что положение о расторжении договора, как и в случае с досудебной претензией является необязательным. Согласно ст. 619 ГК РФ требование о расторжении арендного договора – право, а не обязанность арендодателя.

Как поступить с имуществом арендатора

Нередки ситуации, когда сторона соглашения покидает арендуемую недвижимость, оставляя там свое имущество. Чаще всего это происходит при невыплате аренды за жилое помещение. В связи с этим собственнику придется решать судьбу оставленного имущества.

Чаще всего составляется опись и производится оценка вещей, после чего хозяин вправе оставить их у себя на ответственное хранение или передать с этой же целью третьим лицам. Если известен адрес проживания арендатора, имущество с приложенной описью может быть отправлено на этот адрес. Расходы, связанные с транспортировкой, включаются в судебный иск. Сразу после указанных мероприятий следует обращаться в суд.

Арендодатель не имеет права присвоить или выбросить оставленное имущество, поскольку оно не является его собственностью. Закон допускает возможность его удержания в счет неисполненного обязательства, но только после того, как истечет срок договора аренды.

Обращение в суд

Для того, чтобы начать принудительное взыскание, арендодатель должен подать в суд исковое заявление об истребовании арендной задолженности. Иск составляется в соответствии с требованиями ст. 131 ГПК РФ. В его содержании указывается:

• название суда (например, суд Тогучинского района Новосибирской области);
• ФИО, адреса и паспортные данные истца и ответчика;
• краткое изложение обстоятельств дела;
• дата заключения договора аренды;
• сумма арендных выплат, установленная договором;
• размер задолженности;
• количество дней или месяцев просрочки;
• условие о неустойке (если таковое имеется в договоре);
• суть нарушения, допущенного ответчиком;
• опись приложенных документов;
• дата и подпись истца.

Перед подачей иска следует оплатить госпошлину. Ее точный размер можно узнать из ст. 333.19 Налогового кодекса РФ. Госпошлина выплачивается в виде процентов от суммы иска. В случае с взысканием арендных платежей суммой иска будет размер задолженности.

К заявлению прилагают копии:

• паспорта истца;
• договора аренды;
• досудебной претензии (если она имела место);
• квитанции об оплате госпошлины;
• письменного расчета задолженности.

Этот список не является исчерпывающим. Истец может предъявить суду любые бумаги, которые, по его мнению, могут иметь значение для дела. Судья, которому данное заявление будет передано на рассмотрение, в течение 5 дней решает вопрос о его принятии к производству. Если в иске имеются процессуальные ошибки или не хватает необходимых документов, он возвращается истцу для их устранения и повторной подачи.

Правильно составленное исковое заявление принимается к рассмотрению. О дате слушания стороны извещаются повестками. На процесс вызываются истец, ответчик и другие заинтересованные лица. От их имени в суде могут участвовать представители по доверенности или адвокаты.

Иск рассматривается в течение 2 месяцев. Если суд сочтет доводы и доказательства истца достаточными, решение будет вынесено в его пользу. Как правило, по делам о взыскании арендных платежей суд принимает сторону истца, особенно, если арендатор на слушания не является. Неявка по умолчанию означает, что он признает исковые требования.

Как его правильно написать

Единого установленного образца гарантийного письма по оплате задолженности не существует, поскольку определения такого документа закон не содержит. В случае обнаружения невозможности исполнения обязательства либо после получения претензии от кредитора рекомендуем составить письменное обращение, касающееся сроков выплат. Имейте в виду: предоставляя такой документ, вы автоматически подтверждаете долг.

Придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Напишите Ф. И. О. адресата и его адрес.
2. Укажите основание возникновения обязательства (номер и дату договора).
3. Опишите причину просрочки.
4. Укажите дату внесения суммы или график платежей.
5. Подпишите обращение и поставьте печать при ее наличии.

Документ не является основанием для возникновения обязанности у кредитора по предоставлению отсрочки (рассрочки). Он служит способом мирного (внесудебного) разрешения ситуации. Если кредитор согласен на отсрочку или рассрочку, рекомендуем заключить соответствующее дополнительное соглашение к договору или запросить письменный ответ, подтверждающий принятие графика или предоставление отсрочки (рассрочки).

Общая информация

В соответствии с п. 1 ст. 614 ГК РФ арендатор обязан вовремя оплачивать аренду согласно тем условиям, что зафиксированы в договоре. Если же оплата не поступает, то арендодатель имеет право раньше срока расторгнуть договор. Но главное условие — арендатор не вносил арендную плату более двух раз подряд (ст. 619 ГК РФ). Однако нельзя сразу подать исковое заявление в суд, сначала надо направить на адрес компании-арендатора требование добровольно оплатить долг.

Важно! Подавая документы в суд, надо учесть, что в их составе должен быть и документ, удостоверяющий выполнение обязательного досудебного порядка решения споров (ст. 132 ГПК РФ). Поэтому так важно правильно сформировать и отправить должнику претензию.

К документу при отправке его должнику необходимо приложить расчет, где подробно расписывают, из чего складывается сумма долга: пени, арендная плата, коммунальные платежи и т.д. Сумму долга считают на день написания претензии.

Образцы

Пример 1

Пример 2

Шаблон:

об оплате задолженности

Составление и предъявление претензии по договору аренды

Правильно составленная претензия станет одним из доказательств по гражданскому делу и поможет при подготовке и подаче искового заявления. Поэтому она должна содержать ссылки на правовые нормы и текст самого договора. Разобраться в случае затруднений в законодательстве может помощь юриста на сайте.

Текст претензии должен включать:

• дата заключения договора аренды (или фактического предоставления имущества во временное владение и (или) пользование;
• какие обязательства нарушены;
• требование выполнить обязательства или расторгнуть договор аренды досрочно.

Претензия должна быть подписана, поставлена дата. Вручить ее можно лично, попросив вторую сторону проставить отметку о получении. Или направить претензию по договору аренды почтовой связью, заказным письмом с описью вложения.

Невыполнение законных требований претензии по договору аренды станет основанием для обращения в суд за защитой нарушенных прав.

Претензия по договору аренды – особенности

Арендные отношения регламентированы ГК РФ. При этом самими договором аренды порядок регулирования прав и обязанностей арендодателя и арендатора может быть изменен по сравнению с ГК РФ. Однако в силу прямого указания ст. 619 ГК РФ расторгнуть договор аренды арендодатель может только после направления претензии (предупреждения). Арендатору такое предупреждение в силу закона направлять необязательно, но такое условие может быть в договоре.

В силу специфики арендных правоотношений, составляя претензию по договору аренды внимательно изучите текст договора и нормы ГК РФ. Если в ГК РФ отсутствует указание :если иное не установлено договором, то норма закона будет действовать независимо от наличия ее в договоре.

Источники

• https://walaw.ru/pravo/arendator-ne-platit-arendnuyu-platu
• https://assistentus.ru/forma/pretenziya-o-vzyskanii-zadolzhennosti-po-dogovoru-arendy/
• https://tvoepravo.com/blog/vzyskanie-zadolzhennosti-po-dogovoru-arendy-nezhilogo-pomeshcheniya
• https://UrOpora.ru/zashhita-prav-potrebitelej/pretenzionnyj-poryadok/pretenzii-po-tovaru/obrazec-pretenzii-arendatoru-po-neuplate-arendy.html
• https://iskiplus.ru/pretenziya-po-dogovoru-arendy/

[свернуть]

Обязательно ли отвечать

Претензионная работа в договорных отношениях обязательна. Если стороны не хотят доводить разбирательство до суда, они запускают процесс досудебного урегулирования. Пострадавшая сторона направляет должнику письмо с суммой задолженности и просьбой ее погасить. Должник же решает, отвечать или нет на это уведомление.

В случае согласия с требованиями просто погасите задолженность, отвечать необязательно. Если нет, ответьте в письменной форме и разъясните позицию. В ответном письме выражают несогласие, отказ от выполнения требований, просят пояснить порядок расчета неустойки или отсрочить выплату.

Если вы не согласны и проигнорируете письмо, дело закончится судебным разбирательством. Пострадавшая сторона вправе подать на должника в суд спустя 30 дней после уведомления о задолженности (п. 5 ст. 4 АПК РФ).

Порядок взыскания долга прописывают в договоре, и стороны ориентируются на него. Если досудебная работа выполнена, а задолженность так и не погашена, пострадавшая сторона передает дело в суд. В этом случае должник заплатит не только долг, но неустойку либо проценты за пользование чужими деньгами и судебные издержки: госпошлину, услуги юриста, эксперта и нотариуса, затраты на почтовые отправления.

В каких случаях требуется

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:

1. У организации возникли финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перечислить деньги в установленный срок. Чтобы избежать санкций со стороны поставщика, составляется гарантия. Заказчик обязуется оплатить всю необходимую сумму за поставленные товары, работы или услуги в определенный срок. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, то в гарантии составляют новый график платежей или указывают период, в течение которого долг погасят в полном объеме. Документ не изменяет условия контракта и составляется только лишь с одной целью: гарантировать поставщику перечисление денег и застраховать заказчика от пеней и неустоек.
2. Организация уже нарушила сроки для перечисления денег, и поставщик выставил претензию. Официальная бумага, гарантирующая выплату, является основанием для отзыва претензии и отмены разбирательств. Подрядчик вправе потребовать компенсацию или вовсе не принять гарантию о перечислении долга.
3. В судебных разбирательствах гарантия является официальным признанием долга, что служит основой прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008).

Если исполнитель принял гарантийные обязательства от заказчика, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.

Если нарушения произошли не по вине заказчика, а из-за не зависящих от него причин (например, отсутствие бюджетных средств на оплату по причине задержки финансирования), то судебные органы вправе освободить его от ответственности. В качестве прецедента рассматривается постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А33-771/2017 от 07.02.2018.