Калькулятор отпускных
Как пользоваться калькулятором?
- Укажите даты начала и окончания отпуска. Первую возьмите из заявления сотрудника, вторую подберите сами. Убедитесь, что количество дней отпуска совпадает с количеством из заявления. Праздничные дни не учитываются как отпускные, поэтому отпуск по календарю может оказаться длиннее.
- Расчётный период определится автоматически. Добавьте периоды исключений, если они есть — это отпуска, больничные, командировки или пропуск работы по другим причинам. Если в расчётный период вы массово повышали оклад всем сотрудникам организации или подразделения, поставьте галочку. Она не нужна, если увеличивали зарплату только одному или нескольким сотрудникам.
- Перейдите на следующий шаг и укажите выплаты сотруднику за период расчёта. Это зарплата с надбавками и премии, которые учитываются по правилам из пункта 15 Постановления Правительства. Не учитывайте отпускные, больничные, командировочные и другие выплаты по среднему заработку, а также материальную помощь и компенсацию расходов на питание.
- На последнем шаге посмотрите сумму отпускных и НДФЛ. Статья о том, какими документами оформить отпуск
Какие налоги надо заплатить
Согласно ТК РФ, если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами. НДФЛ — 13 % для резидентов РФ и 30 % для нерезидентов — удерживается в день выплаты отпускных. Крайний срок перечисления налога назначен на последнее число месяца, в котором оплачен отпуск работника.
Налог на доходы физических лиц
Кроме того, с отпускных нужно заплатить страховые взносы. Их начисляют за тот же отчётный период, что и отпускные, и переводят в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца.
Письмо Минтруда от 12.08.2015 № 17-4/ООГ-1158
Количество дней отпуска
Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год (отпускной стаж).
Отсчёт отпускного стажа начинается с даты приема сотрудника на работу. Как правило, до отпуска ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. Но по просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.
В отпускной стаж включается все время, когда за сотрудником сохранялось место работы (должность), в том числе выходные и праздничные дни, дни отпуска, больничного и т п.
В стаж для отпуска не включается время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе время отстранения сотрудника от работы по его вине, а также время отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения зарплаты свыше 14 дней за год. Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника.
Количество дней отпуска за неполный рабочий год рассчитывается по формуле::
Количетво дней отпуска, положенных работнику за полный год / 12 месяцев х Количество отработанных месяцев.
Отработанные месяцы считаются так же, как и рабочий год, со дня приема на работу.
Не полностью отработанные месяцы учитываются следующим образом:
- месяц засчитывается как полностью отработанный, если работник отработал половину месяца или больше
- месяц не учитывается в расчете, если работник отработал меньше половины месяца.
Если у сотрудника накопились дни отпуска за прошлый год, можете предоставлять их как угодно — по частям или соединить с отпуском за текущий год.
Неполный рабочий день на расчёт отпускного стажа никак не влияет.
Пример: Даша принята на работу 2 июля 2021 года. Поскольку к моменту начала отпуска 12 мая 2021 года рабочий год отработан Дашей неполностью, посчитаем количество дней отпуска за неполный рабочий год:
- месяцы с июля по декабрь 2021 года и с января по апрель 2021 года отработаны полностью, всего 10
- май 2021 года отработан не полностью, меньше половины месяца, его не учитываем.
Даша полностью отработала 10 месяцев, за полный год ей были бы положены 28 дней отпуска, значит, за неполный: 28/12 х 10 = 23.
Зарплата по окладу: документальное оформление при расчете на калькуляторе
Чтобы бухгалтеру определить, как рассчитать заработную плату по окладу, ему необходимо иметь следующие данные:
- Приказ на прием специалиста на работу с окладом, согласно штатному расписанию. Поскольку в ТК РФ имеется отсылка на штатное расписание, часто при проверке трудовой инспекцией отсутствие данного документа расценивается как нарушение.
- Установленный для данного сотрудника должностной оклад, фиксированная сумма которого определяется трудовым или коллективным договором.
- Количество отработанных сотрудником в календарном месяце дней — оформляется табелем учета рабочего времени. Унифицированная форма данного документа является обязательной для организаций государственного сектора и утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н, для остальных хозяйствующих субъектов унифицированные формы, в т.ч. табель учета рабочего времени (ф.Т-13) и табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф.Т-12), не являются обязательными к применению (Закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011). Если организация, не относящаяся к государственным, принимает решение не применять унифицированные формы, то закрепляет в своих локально-нормативных актах самостоятельно разработанные формы документов по учету рабочего времени.
При расчете за отработанный месяц сотруднику необходимо предоставить расчетный листок, форму, порядок и периодичность предоставления которого организация разрабатывает самостоятельно.
Расчётный период
Это 12 календарных месяцев перед отпуском. Он зависит от того, когда фактически начнется отпуск работника. Не важно, за какой период (рабочий год) он предоставлен. Если 12 месяцев сотрудником еще не отработано, то расчетный период — время, в течение которого он трудоустроен у вас.
Если сотрудник берёт отпуск с 14 мая 2021 года, то период расчёта — с 1 мая 2021 по 30 апреля 2021 года.
Если весь расчётный период выпадает на декрет или отпуск по уходу за ребёнком, замените его на предыдущие 12 месяцев. Если расчётный период приходится на декрет частично, ничего не меняйте.
Количество отработанных дней в расчётном периоде — все рабочие, выходные и праздничные дни, пока с работником действовал трудовой договор. Исключите командировки, отпуска, больничные или пропуск работы по другим причинам.
Количество дней в месяце, который отработан полностью, всегда одинаковое — 29,3.
Дни в не полностью отработанном месяце посчитайте по формуле:
Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце х 29,3.
Отработанными днями считаются даже выходные и праздники. Не учитывайте только те, которые выпадают на периоды исключений.
Пример:
Даша собирается в отпуск 12 мая 2021 года. В течение расчётного периода с 1 мая по 30 апреля были периоды исключений:
- командировка — с 6 по 11 июня,
- ежегодный оплачиваемый отпуск — с 14 по 25 августа.
Даша полностью отработала 10 месяцев. Количество дней = 29,3 х 10 = 293 дня.
Посчитаем количество дней в июне и августе, которые Даша отработала не полностью.
- В июне = 24/30 х 29,3 = 23,44
- В августе = 19/31 х 29,3 = 17,96
Отработанные дни за расчётный период: 293 + 23,44 + 17,96 = 334,4
Особенности для отдельных категорий
Не все граждане трудоустраиваются на длительное время. Есть лица, которые заключают срочные трудовые соглашения или договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Про последних надо сказать, что они не имеют права на оплачиваемые выходные за счет работодателя, поскольку отсутствуют оформленные по закону трудовые отношения.
Что касается лиц, трудящихся по срочным договорам сроком до 2 месяцев, то, согласно ст. 291 ТК РФ, они имеют право получить по 2 оплачиваемых дня за каждый месяц работы. По ст. 295 ТК РФ аналогичное право имеется и у граждан, выполняющих сезонные работы по трудовому соглашению. Работники, с которыми трудовой договор заключен на срок до 11 месяцев, могут обменять отдых на компенсацию. Но получат они ее только при увольнении.
У некоторых работников также есть право на удлиненный отдых. К ним относятся несовершеннолетние (минимальный срок — 31 день), инвалиды (30 дней), педагоги (42 или 56 дней — на основании Постановления Правительства от 14.05.2015 № 466), судьи (30 дней), государственные и муниципальные служащие (30 дней), сотрудники правоохранительных органов (30 дней).
Средний дневной заработок
Посчитаем его по формуле:
Выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.
Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, а премии — по правилам из пункта 15 Постановления Правительства.
Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.
Если в расчётном периоде вы массово повышали оклады в организации, филиале или подразделении, проиндексируйте средний заработок работника по правилам из пункта 16 Положения.
Полученную сумму выплат разделите на количество отработанных дней.
О расчете среднего дневного заработка есть отдельная статья.
Пример:
Даша получала 40 тысяч рублей в месяц в течение всего расчётного периода.
База для отпускных за расчётный период = 40 000 х 12 = 480 тысяч.
Средний дневной заработок = 480 тысяч / 334,4 = 1435,41 рублей.
Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество дней отпуска = 1435,41 х 17 = 24 401,97.
